AI-automatisering voor installatie, bouw en staalbouw

• Inkoopfacturen lezen. Elke groothandel maakt z’n factuur anders op. AI haalt er bedrag, ordernummer en project uit en zet ze klaar om te boeken.
• Werkbonnen uitlezen. Ook een foto van een papieren werkbon of een vrij ingevuld tekstveld wordt bruikbare informatie.
• Mail sorteren. Een mail van een klant of leverancier komt bij het juiste project en de juiste persoon terecht, in plaats van in één volle inbox.
• Concepten schrijven. Een opvolgmail bij een offerte, een antwoord op een vraag over de planning. Een mens leest mee en verstuurt.
• Controleren. Klopt de werkbon met de offerte? Staat er meerwerk op zonder akkoord? Wijkt de inkoopfactuur af van de bestelling?

Wil je zien hoe dat in de praktijk gaat? Lees AI in de bouw en installatie, met wat nu al werkt en wat nog niet.

AI kan er stellig naast zitten. Een taalmodel geeft liever een antwoord dan dat het zegt dat het iets niet weet. Daarom laten we AI nooit zelfstandig beslissen over geld, klanten of personeel.

• Rekenen zonder controle: bedragen en uren controleren we met vaste regels, niet met AI.
• Een rommelig proces rechttrekken: als niemand weet wie een factuur goedkeurt, weet de AI het ook niet.
• Verantwoordelijkheid nemen: dat blijft bij je mensen.

Voor veel taken is AI ook gewoon niet nodig. Als de gegevens al netjes in een systeem staan, is een vaste koppeling goedkoper en betrouwbaarder. Zie bedrijfsprocessen automatiseren voor dat onderscheid.

We bouwen AI zo dat het werk klaarstaat en een mens het goedkeurt. De inkoopfactuur staat als concept in de boekhouding, met wat er afwijkt erbij. De opvolgmail staat klaar in Outlook. Iemand op kantoor kijkt en drukt op akkoord.

Gaat dat een tijd goed, dan kun je kiezen om een deel zonder controle te laten lopen. Bijvoorbeeld inkoopfacturen die exact kloppen met de bestelling. Alles wat afwijkt, blijft bij een mens.

AI-diensten rekenen per gebruik. Dat is meestal weinig, maar zonder limiet kan een fout in een proces de kosten laten oplopen. Daarom zetten we op elk AI-account een harde limiet. Zo kan een fout nooit een verrassing op de rekening worden.

De accounts staan op naam van jouw bedrijf. Je ziet zelf wat het verbruik is, en in het maandrapport staat het ook.

Op een kantoor gaat AI al snel over persoonsgegevens: namen en adressen van klanten, uren van medewerkers. Dan geldt de AVG. Daarom regelen we drie dingen:

• Zakelijke accounts in plaats van gratis versies, met instellingen die je gegevens niet voor training gebruiken. Controleer dat per aanbieder; het verschilt.
• Een verwerkersovereenkomst met de AI-aanbieder waar dat nodig is.
• Alleen de gegevens meesturen die voor de taak nodig zijn. Een inkoopfactuur lezen kan zonder het BSN van een monteur.

Meer uitleg, ook over ChatGPT op kantoor, staat in AI en de AVG.

1. Kies één proces. Niet “iets met AI”, maar een taak die elke week terugkomt, zoals inkoopfacturen verwerken.
2. Kijk eerst naar het proces. In een gesprek van ongeveer twee uur lopen we het door. Vaak valt er al een stap weg voordat er AI aan te pas komt.
3. Bepaal waar AI echt iets toevoegt. Lezen en beoordelen: AI. Vaste regels: een gewone koppeling.
4. Bouw en test met je eigen mensen. Eerst met meekijken, zodat je ziet wat de AI doet en waar hij twijfelt.
5. Houd het bij. Elke twee weken twintig minuten bijpraten, met het maandrapport erbij. Pas als dit blok goed ligt, kiezen we het volgende.

De AI die zo’n taak uitvoert, noemen we een agent. Wat dat precies is, lees je in wat is een AI-agent. Hoe we er een bouwen voor jouw kantoor, staat op een AI-agent laten maken.

Er zijn veel AI-consultants en AI-bureaus. Een deel levert vooral advies: een sessie, een presentatie, een lijst kansen. Daarna sta je er zelf voor, met een idee maar zonder werkend proces.

Wij bouwen het proces, op jouw accounts, en blijven daarna betrokken. En je praat gewoon met Duncan, van het eerste gesprek tot de check-ins. Wil je eerst kennismaken? Plan een gesprek en neem het proces mee dat je het liefst kwijt wilt.