Software voor je installatiebedrijf, en wat er tussen de pakketten gebeurt
Je hebt al software, of je bent er een aan het zoeken. Wij zorgen dat de stukken ertussen vanzelf gaan: van werkbon naar factuur, van storing naar planning, van onderhoudscontract naar onderhoudsbeurt.
Je zoekt software voor je installatiebedrijf. Wat zoek je eigenlijk?
Wie zoekt naar software voor installateurs, wil meestal minder gedoe op kantoor. Dat ligt zelden aan één pakket. Het zit in de stappen ertussen: de werkbon die wordt overgetypt, de storing die per telefoon binnenkomt en op een geeltje belandt, het onderhoudscontract dat in een Excel-lijst staat.
We zijn eerlijk: wij verkopen geen installatiesoftware. Je houdt je boekhouding, je werkbon-app en je installatiepakket. Wij automatiseren wat ertussen gebeurt, zodat je meer uit die software haalt. Ben je nog aan het kiezen? Lees eerst software voor installatiebedrijven vergelijken. Werken jullie met Syntess, kijk dan bij Syntess koppelen.
Waar de administratie van een installatiebedrijf vastloopt
Hoe het vaak gaat
- Werkbonnen komen binnen als foto, papier of half ingevulde app-regel.
- De planner schuift de hele dag met storingen, en elke wijziging kost een rondje bellen.
- Onderhoudsbeurten worden ingepland als iemand eraan denkt.
- Inkoopfacturen van de groothandel worden met de hand naast de bestelling gelegd.
Als de blokken liggen
- De werkbon gaat zonder overtypen naar de boekhouding.
- Monteurs krijgen hun nieuwe dagplanning vanzelf.
- Contracten zetten zelf de volgende onderhoudsbeurt klaar.
- Kantoor ziet alleen nog wat afwijkt.
W-installatie: cv, sanitair en loodgieterswerk
Bij W-installateurs draait het om veel kleine klussen: een cv-ketel die storing geeft, een lekkage, een badkamer. Per klus is het kantoorwerk klein, maar het komt elke dag terug. Daar loont het om werkbonnen automatisch om te zetten naar facturen, met het materiaal van de bus er al op.
Het tweede blok is vaak de groothandel. Bestellingen, pakbonnen en inkoopfacturen die vanzelf bij het juiste project terechtkomen, zodat je ziet of het materiaal ook echt is doorberekend.
E-installatie: calculatie, keuringen en werkbonnen
Elektrotechnische installateurs hebben dezelfde werkbonnen en planning, plus calculaties met lange materiaallijsten en keuringsrapporten die bij de oplevering horen. Daar hebben we een aparte pagina voor: automatisering voor elektrotechnische installateurs.
Klimaattechniek, warmtepompen en koeltechniek
Bij klimaat- en koeltechniek komen twee stromen samen. Aan de ene kant veel offerteaanvragen, zeker voor warmtepompen en airco’s, waarvan er nogal eens een blijft liggen omdat niemand terugbelt. Aan de andere kant installaties die na oplevering periodiek gecontroleerd en onderhouden moeten worden.
Voor de eerste stroom past offertes opvolgen: elke offerte krijgt op vaste momenten een herinnering en je ziet welke nog openstaan. Voor de tweede stroom past het blok onderhoudscontracten hieronder.
Service en onderhoud die vanzelf rondkomen
Een onderhoudscontract is een belofte aan je klant. Met onderhoudscontracten automatiseren wordt de volgende beurt vanzelf klaargezet, de klant krijgt bericht en na afloop staat de factuur klaar. Wil de klant verzetten, dan past de planning zich aan zonder rondje bellen.
Welk blok leg je als eerste?
Dat hangt af van waar bij jullie de meeste tijd in gaat. Bij installatiebedrijven zien we vaak een van deze drie.
Als er veel kleine klussen zijn en facturen te laat de deur uit gaan.
Als de planner de hele dag storingen inschuift en monteurs nabelt.
Als er veel contracten zijn en beurten erbij inschieten.
Elk blok begint met een gesprek van ongeveer twee uur, waarin we het proces samen doorlopen. Daarna krijg je één vaste prijs vooraf en een vast bedrag per maand voor onderhoud. Hoe dat verder gaat, lees je bij hoe het werkt.
Veelgestelde vragen
Welke software gebruikt een installatiebedrijf meestal?
Meestal een boekhoudpakket, een werkbon-app of planningstool en vaak een installatiepakket of ERP voor calculatie en projecten, zoals Syntess, King of OpusFlow. Daaromheen staan Outlook en een paar Excel-lijsten. In software voor installatiebedrijven vergelijken zetten we de soorten pakketten naast elkaar.
Is Bouwtomation een ERP voor installateurs?
Nee. We verkopen geen software en we vervangen je pakket niet. We automatiseren de stappen tussen de pakketten die je al hebt: overtypen, nabellen, lijstjes bijhouden. Zo haal je meer uit wat er al staat.
Moeten we eerst nieuwe software kiezen voordat jullie iets kunnen doen?
Meestal niet. Vaak is de software goed genoeg en zit het probleem in hoe het werk tussen de pakketten loopt. Staan jullie toch op het punt om over te stappen, dan kijken we eerst samen welke processen dat raakt, zodat je weet wat het nieuwe pakket moet kunnen.
Werkt dit met Syntess?
Daar kijken we per bedrijf naar, omdat het afhangt van de versie en welke modules jullie gebruiken. Wat via een koppeling of een export kan, lees je op de pagina over Syntess koppelen.
Wat kan AI voor een installateur doen?
Op kantoor vooral het lees- en sorteerwerk: een storingsmelding uit een mail halen, een inkoopfactuur van de groothandel naast de bestelling leggen, een werkbon controleren op wat er mist. Beslissingen over prijzen en klanten blijven bij jullie. Meer uitleg staat in AI in de bouw en installatie.
Wat doet een technisch installatiebedrijf op kantoor eigenlijk allemaal?
Meer dan de meeste mensen denken: offertes en calculaties maken, monteurs inplannen, materiaal bestellen, werkbonnen verwerken, facturen sturen, onderhoudscontracten bijhouden en keuringsrapporten opleveren. Elk van die taken is een proces dat als apart blok te automatiseren is.