Opleverdossier en keuringsrapporten die zichzelf samenstellen
Het werk is af, maar het opleverdossier nog lang niet. Foto’s staan op telefoons, meetwaarden in een app en tekeningen in een mailbox. Wij zorgen dat alles wat tijdens het project al is vastgelegd vanzelf in het opleverdossier en het keuringsrapport komt.
Waar het opleverrapport op vastloopt
Een opleverrapport maken is zelden moeilijk. Het is vooral zoekwerk. Iemand op kantoor vraagt de monteur om foto’s, zoekt de laatste revisietekening en typt meetwaarden over uit een app of van papier. Bij elk project weer.
Intussen wacht de klant op zijn dossier, en soms ook op de laatste termijn. Hoe langer het duurt, hoe groter de kans dat er iets ontbreekt en de monteur terug moet om een foto of meting te maken.
Welke dossiers en rapporten we automatisch samenstellen
Opleverrapport en opleverdossier
Voor de opdrachtgever: tekeningen, gebruikte materialen en installaties, foto’s van het werk, garantie- en onderhoudsinformatie. Of het nu gaat om nieuwbouw, een bedrijfspand of een warmtepomp bij een particulier.
Wkb opleverdossier en dossier bevoegd gezag
Sinds 1 januari 2024 geldt de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb). Voor bouwwerken in gevolgklasse 1, zoals grondgebonden woningen en eenvoudige bedrijfspanden, controleert een kwaliteitsborger het bouwwerk. Bij de gereedmelding hoort dan een dossier voor het bevoegd gezag, meestal de gemeente. Daarnaast moet de aannemer een dossier aan de opdrachtgever geven, in de wet het consumentendossier genoemd. Welke stukken er precies in moeten, hangt af van het bouwwerk en de afspraken. Dat bepalen jullie en de kwaliteitsborger, niet wij.
NEN 1010 en NEN 3140 keuringsrapporten
Voor E-installateurs. NEN 1010 bevat de veiligheidseisen voor laagspanningsinstallaties; bij oplevering van een nieuwe of gewijzigde installatie hoort een eerste inspectie met een rapport. NEN 3140 gaat over het veilig gebruik van installaties, met periodieke inspecties die verzekeraars en werkgevers vaak vragen. In beide gevallen wordt er gemeten, gefotografeerd en beoordeeld. Wij zorgen dat die gegevens zonder overtypen in het keuringsrapport komen, als PDF of digitaal aangeleverd.
Wij voeren geen keuringen uit en beoordelen niet of een installatie of bouwwerk voldoet. Dat blijft het werk van jullie inspecteur, keuringsbedrijf of kwaliteitsborger. Wij nemen het verzamelen en opmaken over.
Uit wat er al is: foto’s, werkbonnen en meetwaarden
Tijdens het werk wordt alles al aan het project gekoppeld
Foto’s uit de werkbon-app, meetwaarden uit het meetinstrument of de keuringsapp, tekeningen en productbladen uit de mail. Ze komen vanzelf in de projectmap.
Een checklist per soort dossier laat zien wat ontbreekt
We spreken per soort project af wat er in het dossier moet. Mist er een foto van de meterkast of een meetwaarde van een groep, dan ziet de monteur dat nog voordat hij van de bouwplaats vertrekt.
Het dossier wordt opgemaakt in jullie eigen sjabloon
Opleverrapport, keuringsrapport of Wkb-dossier: in de indeling die jullie klanten kennen, met de juiste projectgegevens en een inhoudsopgave.
Een mens controleert en tekent
De projectleider of inspecteur kijkt het concept na en geeft akkoord. Daarna gaat het naar de klant en wordt het opgeslagen bij het project.
Voor installateurs en aannemers
Bij installatiebedrijven gaat het vaak om veel kleine opleverrapporten: een cv-ketel, een warmtepomp, een nieuwe groepenkast. Elektrotechnische bedrijven hebben daarnaast de keuringsrapporten; zie ook elektrotechnische installateurs.
Voor aannemers en bouwbedrijven is het opleverdossier groter, met bijdragen van onderaannemers. Dan helpt het vooral dat binnenkomende stukken vanzelf in de goede map belanden. Dat regelt het blok documenten en mail, dat hier goed naast past.
Veelgestelde vragen
Wat is een opleverdossier?
Een opleverdossier is de verzameling documenten die je bij de oplevering aan de opdrachtgever geeft: tekeningen, berekeningen, gebruikte materialen en installaties, en informatie over gebruik en onderhoud. Onder de Wet kwaliteitsborging heet het in de wet het consumentendossier. Het moet de opdrachtgever laten zien of er is gebouwd wat is afgesproken.
Is een opleverdossier verplicht?
Voor aannemingsovereenkomsten die vanaf 1 januari 2024 zijn gesloten, moet de aannemer bij de oplevering een dossier aan de opdrachtgever geven (artikel 7:757a BW). Partijen kunnen in het contract afspraken maken over de inhoud. Controleer wat voor jouw project geldt op iplo.nl.
Wat is het verschil tussen het Wkb dossier bevoegd gezag en het opleverdossier?
Het dossier bevoegd gezag is voor de gemeente. Het hoort bij de gereedmelding van bouwwerken die onder de kwaliteitsborging vallen, samen met de verklaring van de kwaliteitsborger. Het opleverdossier is voor de opdrachtgever. Een deel van de informatie overlapt, dus het loont om beide uit dezelfde bron samen te stellen.
Doen jullie ook de NEN 1010 of NEN 3140 keuring?
Nee. De keuring en de meting doet jullie eigen vakbekwame inspecteur of een keuringsbedrijf. Wij zorgen dat de meetwaarden, foto’s en bevindingen die al zijn vastgelegd vanzelf in een net keuringsrapport terechtkomen, en dat het rapport bij het juiste project en de juiste klant staat.
Kunnen we ons eigen sjabloon voor het keuringsrapport houden?
Ja. Werk je nu met een keuringsrapport in Excel of een eigen PDF-indeling, dan nemen we die als basis. Het rapport moet herkenbaar blijven voor jullie klanten en de inspecteur die het tekent.
Waar worden de dossiers bewaard?
In jullie eigen omgeving, bijvoorbeeld in SharePoint of het projectarchief dat jullie al gebruiken. Alle accounts staan op naam van jouw bedrijf. Hoe mail en documenten vanzelf op de goede plek komen, lees je bij documenten en mail.