Een AI-agent laten maken voor je kantoor
Een AI-agent is een digitale collega voor één taak. Hij leest de inkoopfactuur, zet de opvolgmail klaar of controleert de werkbon, en legt voor aan een mens wat afwijkt. Wij maken hem voor je, op accounts die van jouw bedrijf zijn.
Wat een AI-agent per proces doet
Een AI-agent combineert twee dingen: vaste stappen die altijd hetzelfde gaan, en een taalmodel voor het werk waar je moet lezen of beoordelen. Hij wacht tot er iets binnenkomt, doet zijn taak en zet het resultaat klaar in de software die je al gebruikt.
Neem inkoopfacturen bij een installatiebedrijf met tien monteurs. Er komt elke week een stapel pdf’s binnen van verschillende groothandels, elk met een eigen opmaak. De agent leest ze, zoekt de bijbehorende bestelling en het project, en zet de factuur klaar om te boeken. Klopt alles, dan hoeft kantoor alleen op akkoord te drukken. Wijkt er iets af, dan staat erbij wat.
We maken één agent per proces. Dat houdt hem overzichtelijk, testbaar en goedkoop. Meer achtergrond lees je in wat is een AI-agent.
Voorbeelden van AI-agents op een technisch kantoor
Elke agent heeft een duidelijke taak en een duidelijk moment waarop een mens het overneemt.
| Taak | Wat de agent doet | Wat een mens doet |
|---|---|---|
| Inkoopfacturen verwerken | Leest de factuur, koppelt bestelling en project, signaleert afwijkingen | Keurt goed of lost de afwijking op |
| Offertes opvolgen | Houdt bij welke offertes openstaan en schrijft een opvolgmail | Leest mee, verstuurt, belt bij grote offertes zelf |
| Werkbon naar factuur | Controleert de werkbon en zet de conceptfactuur klaar | Kijkt naar werkbonnen die afwijken |
| Documenten en mail | Zet binnenkomende mail en bijlagen bij het juiste project | Pakt op wat er voor hem klaarstaat |
Zo maken we een AI-agent
Eerst het proces
In een gesprek van ongeveer twee uur lopen we de taak door met de mensen die hem nu doen. Wat komt er binnen, welke regels gelden, welke uitzonderingen zijn er? Dat komt in een procesdocument dat van jou blijft. Vaak valt er al een stap weg voordat we iets bouwen.
Bouwen op jouw accounts
We bouwen de agent in een automatiseringsplatform als n8n of Make, of in Microsoft Power Automate als je al in Microsoft 365 werkt. Het platform, de AI-dienst en de koppelingen staan op naam van jouw bedrijf. Hoe we die keuze maken, staat bij n8n, Zapier en Make.
Testen met meekijken
De agent draait eerst naast het bestaande werk. Kantoor ziet wat hij voorstelt en keurt goed. Zo zie je waar hij twijfelt en stellen we de regels bij voordat hij zelfstandiger mag werken.
Een harde kostenlimiet
Op elk AI-account zetten we een limiet. Daarmee kunnen de kosten nooit ongemerkt oplopen. Persoonsgegevens sturen we alleen mee als de taak ze nodig heeft; zie AI en de AVG.
Na de oplevering: maandrapport en check-ins
Een agent is geen klus die af is. Leveranciers veranderen hun factuur, software krijgt een update, er komt een nieuwe uitzondering bij. Daarom houden we hem bij.
- Monitoring. Loopt er iets vast, dan zien wij dat, liefst voordat jij het merkt.
- Maandrapport. Wat de agent heeft gedaan, wat hij heeft voorgelegd en wat opviel.
- Elke twee weken twintig minuten. Open vragen, wat de agent opmerkte en welk proces als volgende blok aan de beurt is.
Wat kost een AI-agent laten maken?
Per agent, dus per proces, betaal je een vaste prijs vooraf en een vast bedrag per maand voor onderhoud, monitoring en de check-ins. De AI- en platformkosten betaal je zelf op je eigen account, met een harde limiet. We houden die lopende kosten bewust laag.
Prijzen staan niet op de site; je hoort ze in het eerste gesprek, als we weten welke taak de agent krijgt. Wil je vooraf weten of het de moeite waard is? Reken uit wat de taak je nu kost.
Wanneer je géén AI-agent nodig hebt
Niet elke taak vraagt om AI. Als de gegevens al netjes in een systeem staan en de regel altijd hetzelfde is, werkt een gewone koppeling beter. Die is voorspelbaarder en kost minder in gebruik. Een getekende werkbon die als conceptfactuur in de boekhouding moet, heeft geen taalmodel nodig.
Een agent is zinvol als er iets gelezen, begrepen of beoordeeld moet worden dat steeds anders is. Het verschil met klassieke automatisering en RPA lees je in RPA of AI-agent. Op AI-automatisering staat wat AI op kantoor wel en niet goed kan.
Veelgestelde vragen
Hoe maak je een AI-agent?
Je begint niet bij de techniek, maar bij de taak: wat komt er binnen, wat moet ermee gebeuren en wanneer moet een mens kijken? Daarna bouw je de stappen in een platform als n8n, Make of Power Automate, met een taalmodel voor het lees- en schrijfwerk. Het meeste werk zit in de uitzonderingen en het testen.
Kan ik zelf een AI-agent bouwen met ChatGPT of Copilot?
Voor een eenvoudige taak voor jezelf kan dat prima. Voor een agent die elke dag voor het hele kantoor draait, heb je ook foutafhandeling, logboeken, een kostenlimiet en onderhoud nodig als er software verandert. Dat is het deel dat wij uit handen nemen.
Is een AI-agent hetzelfde als een digitale medewerker?
Zo wordt het vaak genoemd, maar het is beperkter dan het klinkt. Een agent doet één afgebakende taak, binnen regels die we vooraf afspreken. Hij neemt geen beslissingen over geld of klanten zonder dat een mens meekijkt.
Wat gebeurt er als de agent een fout maakt?
Daarom laten we hem eerst met meekijken draaien: kantoor keurt goed voordat er iets verstuurd of geboekt wordt. Twijfelt de agent, dan legt hij het voor aan een mens. Fouten en twijfelgevallen staan in het maandrapport, zodat we de regels kunnen bijstellen.
Op wiens naam staan de accounts van de agent?
Op naam van jouw bedrijf: het automatiseringsplatform, de AI-dienst en de koppelingen. Jij ziet wat er draait en wat het kost. Stop je, dan blijft het van jou en krijg je je gegevens en procesdocumenten mee.
Werkt een AI-agent ook in het Nederlands?
Ja. De huidige taalmodellen lezen en schrijven goed Nederlands, ook vakjargon als je dat vooraf meegeeft. Een mail van een klant of een werkbon met afkortingen van een monteur is geen probleem, zolang we de agent laten weten wat die afkortingen betekenen.