Onderhoudscontracten en serviceorders die vanzelf lopen
Onderhoudscontracten zijn vaste inkomsten, maar vaak ook een lijst die niemand echt bijhoudt. Onderhoud wordt te laat ingepland, contracten verlopen zonder dat iemand het merkt en de jaarfactuur gaat weg als iemand eraan denkt. Wij zorgen dat dit vanzelf loopt.
Onderhoudscontracten beheren: waar het misgaat
Hoe het vaak gaat
- De contracten staan in een Excel-lijst, het boekhoudpakket en een la.
- Iemand moet elke maand nakijken welke onderhoudsbeurten eraan komen.
- Klanten bellen zelf omdat hun ketel of warmtepomp al te lang niet is nagekeken.
- Contractfacturen gaan te laat of worden vergeten.
Als dit blok ligt
- Alle contracten staan op één plek, met installaties en intervallen.
- Onderhoudsbezoeken worden automatisch klaargezet voor de planning.
- Klanten krijgen vanzelf een afspraakvoorstel en een herinnering.
- Facturen en verlengingen gaan op het afgesproken moment.
Field service management, zonder er een groot project van te maken
Field service management klinkt groot. Het betekent alleen: werk op locatie goed regelen, van serviceorder tot factuur. Er bestaat veel field service management software voor, en jullie branchepakket heeft er vaak al een deel van in huis.
Wat meestal ontbreekt, zijn de stappen tussen de systemen. Het contract staat in het ene pakket, de planning in een ander, de factuur in een derde. Precies daar zit het handwerk, en dat automatiseren we. Via de API of een export, in de software die er al staat.
Van contract tot serviceorder tot factuur
Periodiek onderhoud wordt automatisch gepland
Op basis van het interval in het contract komt er op tijd een onderhoudsbezoek klaar te staan, met het adres, de installatie en de vorige werkbon erbij. De planner hoeft alleen nog een monteur en een moment te kiezen, of dat gebeurt binnen regels die jullie afspreken.
De klant krijgt bericht
Een voorstel voor de afspraak, een bevestiging en een herinnering vlak ervoor. Minder voor niets voor de deur staan, minder bellen vanaf kantoor.
Serviceorders en storingen gaan dezelfde route
Een storingsmelding van een contractklant wordt een serviceorder met de juiste afspraken erbij: valt het onder het contract, of is het extra werk? Zo factureer je niet te veel en niet te weinig.
Contracten worden op tijd gefactureerd en verlengd
Jaarlijks, per kwartaal of per maand: de contractfacturen gaan op het afgesproken moment naar de boekhouding. Loopt een contract af, dan krijgt kantoor of de klant op tijd bericht.
Onderhoud en planning horen bij elkaar
Een onderhoudsbezoek is uiteindelijk een afspraak in de weekplanning. Daarom hangt dit blok vaak samen met planning automatiseren. En de werkbon na het bezoek kan direct door naar de factuur.
Voor wie dit blok past
Vooral voor installatiebedrijven met onderhoudscontracten op cv-ketels, warmtepompen, ventilatie of klimaatinstallaties. Maar ook dakdekkers met periodieke dakinspecties of E-installateurs met periodieke keuringen werken met terugkerend werk. Bij die keuringen hoort een rapport; dat kan meelopen via het blok opleverdossier en keuringsrapporten.
Wil je eerst weten wat het handmatig bijhouden nu kost? Reken het uit met je eigen cijfers.
Veelgestelde vragen
Wat is field service management?
Field service management is de Engelse term voor alles rond werk bij de klant op locatie: serviceorders aanmaken, monteurs inplannen, werkbonnen afhandelen en factureren. Software die dat ondersteunt heet field service management software. Wij verkopen die software niet, maar automatiseren het werk eromheen in wat jullie al gebruiken.
Hebben we aparte onderhoudscontract software nodig?
Niet per se. Veel branchepakketten voor installateurs hebben een module voor contracten en service. Soms is een goed bijgehouden contractenlijst met een paar koppelingen genoeg. In het eerste gesprek kijken we wat er staat en wat ontbreekt.
Wat staat er in een goed onderhoudscontract?
In elk geval: welke installaties eronder vallen, hoe vaak onderhoud plaatsvindt, wat wel en niet inbegrepen is, de looptijd en opzegtermijn, en hoe en wanneer er gefactureerd wordt. Hoe duidelijker dat is vastgelegd, hoe beter het te automatiseren is.
Krijgt de klant automatisch een bericht voor de onderhoudsafspraak?
Als je dat wilt wel. De klant krijgt een voorstel of bevestiging van de afspraak en een herinnering vlak ervoor. Wil de klant verzetten, dan komt dat bij de planner terecht.
Wat gebeurt er als een contract afloopt?
Ruim voor de einddatum krijgt kantoor een seintje, of gaat er een verlengingsvoorstel naar de klant, afhankelijk van wat jullie afspreken. Stilzwijgende verlenging en indexering van het tarief kunnen ook meelopen, zolang het in het contract staat.
Werkt dit samen met onze planning?
Ja. Onderhoudsbezoeken zijn gewone afspraken in de planning, alleen worden ze automatisch klaargezet. Hoe de planning zelf vanzelf bijgewerkt wordt, lees je bij planning automatiseren.