Werkbon voorbeeld en sjabloon (Excel en PDF)
Een werkbon die half is ingevuld, kost kantoor later een telefoontje, een zoektocht en soms een factuur die nooit wordt verstuurd. Hier zie je wat er op een goede werkbon staat, met een voorbeeld en een gratis sjabloon.
In het kort
- Een werkbon is het verslag van één klus: wie, waar, wanneer, wat, hoe lang en met welk materiaal.
- De handtekening van de klant en een paar foto’s voorkomen de meeste discussies achteraf.
- Meerwerk hoort apart op de werkbon, met een akkoord van de klant.
- Hieronder staat een voorbeeld werkbon en een sjabloon in Excel en PDF om meteen te gebruiken.
Wat is een werkbon?
Een werkbon is het papier of scherm waarop de monteur vastlegt wat hij bij een klant heeft gedaan. Het is het begin van de rest: de factuur, de urenregistratie, de nacalculatie en soms het opleverdossier halen hun gegevens uit de werkbon.
Daarom loont het om de werkbon goed te maken. Elke regel die de monteur vergeet, moet iemand op kantoor later navragen. Meestal als de monteur al bij de volgende klant staat.
Wat moet er op een werkbon staan?
Dit zijn de velden die je minimaal nodig hebt om zonder navragen te kunnen factureren.
| Veld | Wat je invult | Waarom het ertoe doet |
|---|---|---|
| Klant | Naam, contactpersoon, klantnummer | De factuur moet naar de juiste partij, niet naar de bewoner als de woningcorporatie betaalt. |
| Werkadres | Adres van de klus, als dat afwijkt van het factuuradres | Nodig voor de planning, de nacalculatie per locatie en bij terugkerende storingen. |
| Datum | Dag van uitvoering, eventueel begin- en eindtijd | Koppelt de werkbon aan de planning en de urenregistratie. |
| Monteur | Naam van wie het werk deed | Voor vragen achteraf en voor de uren per medewerker. |
| Omschrijving werk | Wat er is gedaan, in gewone taal | De klant moet op de factuur kunnen herkennen waarvoor hij betaalt. |
| Uren | Gewerkte uren, apart van reistijd | Basis voor de factuur en voor de vergelijking met de calculatie. |
| Materiaal | Artikel, aantal, eenheid | Vergeten materiaal is omzet die je weggeeft. |
| Meerwerk | Wat er extra is gedaan buiten de opdracht | Zonder vastlegging op de bon is meerwerk lastig te factureren. |
| Handtekening | Naam en handtekening van de klant | Akkoord op het uitgevoerde werk en de uren. |
| Foto’s | Voor, tijdens en na, of van een afwijking | Laat zien wat er was en wat er is gedaan. Sterk bewijs bij discussie. |
Werk je met projecten, zet dan ook het projectnummer of de ordernummer van de klant op de werkbon. Grote opdrachtgevers weigeren facturen zonder hun referentie nogal eens.
Voorbeeld werkbon
Zo ziet een ingevulde werkbon eruit. Bedrijf, klant en monteur zijn verzonnen.
| Onderdeel | Ingevuld |
|---|---|
| Werkbonnummer | WB-2026-0418 |
| Klant | Woonstichting De Linde, t.a.v. afdeling onderhoud, ordernummer 77120 |
| Werkadres | Lindelaan 14, Voorbeelddorp |
| Datum en tijd | 14 oktober 2026, 08:15 tot 10:00 |
| Monteur | Peter (verzonnen) |
| Omschrijving werk | Storing cv-ketel, geen warm water. Ontstekingselektrode vervangen, ketel bijgevuld, werking getest. |
| Uren | 1,75 uur arbeid, 0,5 uur reistijd |
| Materiaal | 1 st ontstekingselektrode, 1 st pakking |
| Meerwerk | Lekkende radiatorkraan in de slaapkamer vervangen, 0,25 uur, 1 st radiatorkraan. Akkoord bewoner telefonisch met afdeling onderhoud afgestemd om 09:40. |
| Foto’s | 3 foto’s: oude elektrode, typeplaatje ketel, nieuwe radiatorkraan |
| Handtekening | Getekend door bewoner, 10:00 |
Let op het meerwerk. Het staat apart, met tijd, materiaal en wie er akkoord gaf. Daardoor kan kantoor het zonder vragen factureren. Meer daarover lees je in meerwerk registreren.
Werkbon sjabloon downloaden
Gratis, zonder e-mailadres. Pas logo en velden aan naar jullie werk.
Werkbon maken in Excel
Het Excel-sjabloon is handig als je een werkbon wilt maken zonder nieuwe software. Zet het bestand op een gedeelde map, laat monteurs het per klus opslaan met het werkbonnummer in de bestandsnaam en spreek af wanneer het naar kantoor gaat. Werkt dat niet meer met meerdere monteurs tegelijk, dan is dat een teken dat het tijd is voor een werkbon-app.
Werkbon als pdf
De pdf is bedoeld om te printen voor wie op papier werkt. Laat de klant altijd tekenen en maak een foto van de ingevulde bon, zodat kantoor hem dezelfde dag heeft.
Papieren werkbon of digitale werkbon?
Papieren werkbon
- Goedkoop en iedereen snapt hem.
- Komt dagen later op kantoor, soms helemaal niet.
- Handschrift is niet altijd te lezen.
- Alles moet worden overgetypt in de boekhouding.
Digitale werkbon (werkbon-app)
- Staat direct bij kantoor als de klus af is.
- Verplichte velden: de monteur kan niets overslaan.
- Foto’s en handtekening zitten bij de bon.
- Kan worden gekoppeld aan je boekhouding.
Een werkbon-app lost het overtypen niet vanzelf op. Veel bedrijven hebben een app, maar typen de gegevens toch nog over omdat de app niet met de boekhouding praat. Kijk bij het kiezen dus vooral naar wat er met de werkbon gebeurt nadat de monteur op versturen drukt. Een vergelijking van pakketten staat in software voor installatiebedrijven vergelijken.
Van werkbon naar factuur
Een werkbon is geen factuur. Op de factuur moeten onder meer een factuurnummer, je btw-nummer en het btw-bedrag staan. De werkbon levert de inhoud: uren, materiaal en meerwerk. Hoe vollediger de werkbon, hoe minder er op kantoor nog moet gebeuren.
Daar zit vaak de grootste tijdwinst. Als elke werkbon dezelfde velden heeft en volledig is ingevuld, kan de factuur er automatisch uit komen. Kantoor kijkt dan alleen nog naar bonnen die afwijken. Hoe dat werkt, lees je bij werkbon naar factuur automatiseren.
Wil je eerst weten wat er nog meer op kantoor te halen is, kijk dan bij bedrijfsprocessen automatiseren. Bij Bouwtomation beginnen we vaak met de werkbon, omdat daar het meeste overtypen zit. Wil je dat voor jullie bedrijf eens doorlopen, plan dan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Wat is een werkbon?
Een werkbon is het verslag van een klus: wie er was, wat er is gedaan, hoeveel uur het kostte en welk materiaal is gebruikt. De klant tekent voor akkoord. Kantoor gebruikt de werkbon daarna om te factureren en om te zien wat een klus echt heeft gekost.
Is een werkbon verplicht?
Er is geen algemene wettelijke plicht om met werkbonnen te werken. De factuur moet wel aan de factuureisen voldoen, en je moet je administratie een aantal jaren bewaren. Controleer de actuele regels op belastingdienst.nl. In de praktijk is de werkbon vooral je bewijs bij discussie over uren of meerwerk.
Kan ik zelf een digitale werkbon maken?
Ja. Met het Excel-sjabloon op deze pagina heb je al een digitale werkbon die je op een tablet kunt invullen. Wil je foto’s, een handtekening op het scherm en verzending naar kantoor, dan kom je uit bij een werkbon-app. Kies er een die je kunt koppelen aan je boekhouding.
Wat is het verschil tussen een werkbon en een factuur?
De werkbon legt vast wat er is gedaan. De factuur vraagt geld voor dat werk. Op de factuur staan extra dingen, zoals het btw-bedrag, je btw-nummer en een factuurnummer. Uit één werkbon kun je een factuur maken, maar soms combineer je meerdere werkbonnen op één factuur.
Hoe lang moet ik werkbonnen bewaren?
Werkbonnen horen bij je administratie, omdat ze de basis vormen voor je facturen. Voor de administratie geldt in de regel een bewaarplicht van zeven jaar. Kijk voor de precieze regels op belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder.