Van digitale werkbon naar factuur, zonder overtypen
De monteur vult de werkbon in op de bouwplaats. Daarna typt niemand hem meer over: de gegevens gaan direct naar je boekhouding en de factuur staat klaar. Kantoor kijkt alleen nog naar wat afwijkt.
Waar de tijd nu in gaat
Bij de meeste technische bedrijven is de werkbon het begin van een lange rit. Herken je dit?
Hoe het vaak gaat
- Werkbonnen komen binnen op papier, als foto in de app of als losse mail.
- Iemand op kantoor typt uren en materiaal over in de boekhouding.
- Bij twijfel wordt de monteur gebeld, die alweer bij de volgende klant staat.
- De factuur gaat weg als er tijd is. Soms weken na het werk.
Als dit blok ligt
- De werkbon gaat vanuit de app direct naar je boekhouding.
- Uren, materiaal en klantgegevens staan al op de factuur.
- Afwijkingen komen in één lijst op kantoor, met wat er mist.
- De factuur staat klaar op de dag dat het werk af is.
Zo loopt de werkbon straks vanzelf
De monteur vult de digitale werkbon in
In de werkbon-app die jullie al gebruiken: uren, materiaal, foto's en de handtekening van de klant. Werken jullie nog met papier, dan regelen we eerst een mobiele werkbon die bij jullie werk past.
De werkbon wordt gecontroleerd
Is alles ingevuld? Klopt het uurtarief bij deze klant? Is er meerwerk zonder akkoord? Wat we vooraf afspreken, wordt bij elke werkbon gecontroleerd. Wat niet klopt, gaat naar kantoor of terug naar de monteur.
De factuur staat klaar in je boekhouding
Met de juiste klant, het project, de uren en het materiaal. Je kiest zelf of facturen automatisch worden verstuurd of eerst als concept klaarstaan.
Je ziet wat er openstaat
Welke werkbonnen nog niet zijn gefactureerd, welke vastzitten en waarom. Geen stapel op het bureau, maar één lijst.
Werkbon-app en facturatiesoftware die je al hebt
We verkopen geen werkbon-app en geen facturatiesoftware. Je monteurs hoeven niets nieuws te leren. We leggen de verbinding tussen de werkbon-applicatie die er al is en de boekhouding waar de factuur uit moet komen.
Dat werkt met de meeste pakketten die technische bedrijven gebruiken, zoals Exact Online, SnelStart, AFAS en Syntess. Heeft je werkbon-app geen nette koppeling, dan bouwen we die. Alle accounts staan op naam van jouw bedrijf.
Nog geen digitale werkbon? Op werkbon voorbeeld en sjabloon lees je wat er op een goede werkbon staat. Dat is ook precies wat we nodig hebben om automatisch te kunnen factureren.
Eerst het proces, dan de techniek
Voordat we iets bouwen, kijken we mee met de mensen die het werk nu doen. Vaak valt er al een stap weg voordat er iets geautomatiseerd is. Pas als het proces op papier klopt, gaan we bouwen. Zo werkt het.
Wat het kost
Per proces betaal je één vaste prijs vooraf en een vast bedrag per maand voor onderhoud. Geen uurtje-factuurtje en geen verrassingen achteraf. Op de AI- en softwarekosten staat altijd een harde limiet.
Wil je eerst weten wat het overtypen van werkbonnen je nu kost? Reken het uit met je eigen cijfers. Werken jullie in de installatietechniek, kijk dan ook bij installatiebedrijven. Uren en werkbonnen hangen vaak samen; daarover gaat urenregistratie.
Veelgestelde vragen
Verkopen jullie een werkbon-app?
Nee. Je houdt de werkbon-app die je monteurs al kennen, of je kiest er zelf een. Wij zorgen dat wat in die app staat vanzelf in je boekhouding terechtkomt. Werken jullie nog op papier, dan kijken we eerst samen welke digitale werkbon bij jullie past.
Werkt dit met onze boekhouding?
Meestal wel. We koppelen met de pakketten die technische bedrijven het vaakst gebruiken, zoals Exact Online, SnelStart, AFAS, Moneybird en Twinfield. Op de pagina koppelingen staat hoe dat werkt. Twijfel je, noem je pakket in het eerste gesprek.
Gaat er dan een factuur de deur uit zonder dat iemand ernaar kijkt?
Alleen als jij dat wilt. Vaak beginnen we met conceptfacturen: het werk is al gedaan, iemand op kantoor kijkt en drukt op versturen. Werkbonnen die afwijken, zoals meerwerk zonder akkoord of een ontbrekende handtekening, komen altijd eerst bij een mens.
Wat als een monteur de werkbon niet volledig invult?
Dan ziet kantoor dat direct, in plaats van aan het eind van de maand. We spreken vooraf af wat er minimaal op een werkbon moet staan. Ontbreekt er iets, dan gaat de werkbon terug naar de monteur of naar de planner, met wat er mist.
Hoe lang duurt het voordat dit proces loopt?
Dat hangt af van hoe jullie nu werken en welke software er al staat. Het begint met één gesprek van ongeveer twee uur waarin we het proces samen doorlopen. Daarna weet je wanneer het kan draaien.
Moeten we straks ook e-factureren via Peppol?
Waarschijnlijk wel. Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven verplichten vanaf 1 juli 2030; de wet moet nog door de Tweede Kamer. Een factuur die automatisch uit een werkbon komt, is wel een goede basis om later via Peppol te versturen. Lees meer in Peppol en e-facturatie.