Offerte opvolgen en nabellen, vanzelf op het juiste moment
De offerte is verstuurd en daarna hoor je niets. Bellen schiet erbij in, want er is altijd iets dringenders. Wij zorgen dat elke offerte op vaste momenten wordt opgevolgd, en dat je ziet welke er nog openstaan.
Waarom offertes blijven liggen
Niemand vergeet het met opzet. Het opvolgen van offertes heeft gewoon nooit een vaste plek in de week.
Hoe het vaak gaat
- De calculator maakt de offerte en gaat door naar de volgende aanvraag.
- Welke offertes openstaan, staat in iemands hoofd of in een mailmap.
- Nabellen gebeurt als iemand eraan denkt, of als de klant zelf belt.
- Een concurrent die wel belde, krijgt het werk.
Als dit blok ligt
- Elke verstuurde offerte krijgt vanzelf een opvolgschema.
- De klant krijgt op vaste momenten een korte, persoonlijke mail.
- De verkoper krijgt een belmoment in zijn agenda, met de offerte erbij.
- Je ziet in één overzicht welke offertes open, gewonnen of verloren zijn.
Zo verloopt de offerte opvolging straks
De offerte gaat de deur uit
Vanuit je calculatiepakket, je offerte tool of gewoon als PDF uit de mail. Op dat moment komt de offerte in het overzicht, met klant, bedrag, soort werk en wie hem heeft gemaakt.
Een eerste mail op een vast moment
Een paar dagen later krijgt de klant een korte mail van de calculator of verkoper: is alles duidelijk, zijn er vragen? Geen standaardbrief, maar een tekst in jullie eigen toon, met het projectadres en de offerte erbij.
Nabellen staat in de agenda
Komt er geen antwoord, dan krijgt de verkoper een belmoment. Hij ziet meteen welke offerte het is, wat erin stond en wat de klant eerder schreef. Bellen kost zo een paar minuten in plaats van eerst tien minuten zoeken.
Het antwoord wordt verwerkt
Akkoord, afgewezen of later terugkomen: het opvolgen stopt of schuift mee. Bij een akkoord kan het project direct worden aangemaakt in je projectadministratie, zodat niemand de gegevens opnieuw typt.
Eén overzicht van alle open offertes
Hoeveel offertes staan er uit, voor welk bedrag, en welke zijn al twee weken stil? Dat zie je in één lijst, zonder Excel bij te houden. In de check-in om de twee weken kijken we samen wat opvalt, zoals offertes die vaak op dezelfde reden afketsen.
Offerte maken met AI, vanuit je calculatie software
Opvolgen begint bij een offerte die snel en netjes de deur uit gaat.
De calculatie is het vakwerk: hoeveel meter leiding, welke ketel, hoeveel uur. Daarna volgt vaak nog een uur typen om er een offerte van te maken die een klant begrijpt. Dat deel kan een AI-agent voorbereiden.
- De agent leest de calculatie uit je calculatie software of Excel.
- Hij zet er een conceptofferte van in jullie opmaak, met jullie standaardteksten en voorwaarden.
- De calculator controleert prijzen, aantallen en uitsluitingen en past aan waar nodig.
- Pas na die controle gaat de offerte naar de klant, en start het opvolgen.
We verkopen geen offerte software en geen calculatiepakket. Of je nu werkt met bouw calculatie software, een pakket voor de installatietechniek of een eigen rekenblad: dat blijft de bron. Wat er op een goede offerte hoort te staan, lees je in offerte maken: voorbeeld en sjabloon.
Na hoeveel dagen volg je een offerte op?
Er is geen vast getal dat voor iedereen klopt. Een particulier die een nieuwe cv-ketel wil, beslist sneller dan een opdrachtgever die drie aannemers vergelijkt. Daarom leggen we samen per soort offerte een ritme vast. Een voorbeeld van hoe dat eruit kan zien:
| Moment | Wat er gebeurt | Wie |
|---|---|---|
| Offerte verstuurd | Offerte komt in het overzicht met status open | Automatisch |
| Na een paar werkdagen | Korte mail: is alles duidelijk, zijn er vragen? | Automatisch, namens de verkoper |
| Geen reactie | Belmoment in de agenda met de offerte erbij | Verkoper of calculator |
| Vlak voor de geldigheid afloopt | Laatste mail: de offerte verloopt binnenkort | Automatisch |
| Akkoord of afgewezen | Status bijgewerkt, opvolgen stopt | Automatisch |
Wat het kost
Je betaalt per proces één vaste prijs vooraf en daarna een vast bedrag per maand voor onderhoud. Op de AI-kosten zit een harde limiet, en we houden de lopende softwarekosten bewust laag. Wie meer processen tegelijk laat bouwen, krijgt korting.
Of het loont, hangt af van hoeveel offertes jullie maken en hoeveel er nu stil blijven liggen. Reken het uit met je eigen cijfers. Voor de branche-specifieke kant: lees verder bij installatiebedrijven of aannemers en bouwbedrijven. Wil je het eerst bespreken? Plan een kennismaking met Duncan.
Veelgestelde vragen
Verkopen jullie offerte software?
Nee. Je houdt je calculatiepakket of offerte tool zoals die nu is. Wij bouwen het opvolgen eromheen: wie krijgt wanneer een mail, wie moet bellen en wat is de status. Werk je nu met Excel of Word, dan kan dat ook als startpunt.
Na hoeveel dagen volg je een offerte op?
Dat hangt af van het soort werk. Een kleine klus wil je binnen een week nabellen, een groot project heeft vaak meer tijd nodig omdat de klant zelf ook nog vergelijkt. We leggen per soort offerte vaste momenten vast, en die kun je later altijd bijstellen.
Kan AI een offerte maken uit onze calculatie?
Ja, als concept. De AI-agent zet de regels uit je calculatie om in een leesbare offerte met jullie standaardteksten. Iemand op kantoor of de calculator controleert prijzen en voorwaarden en verstuurt hem. Zonder die controle gaat er geen offerte de deur uit.
Hoe volg je een offerte op zonder opdringerig te zijn?
Kort, persoonlijk en met een concrete vraag. Bijvoorbeeld of de klant nog vragen heeft over de planning of het materiaal. De mails gaan uit naam van de verkoper of calculator, in jullie eigen woorden. Na een of twee mails belt er een mens.
Kan opvolgen ook via WhatsApp?
Dat bespreken we per bedrijf. Veel technische bedrijven gebruiken WhatsApp al met klanten, maar dan vaak vanaf een privételefoon. In de praktijk werkt een mail plus een belmoment in de agenda van de verkoper meestal het best. Wil je toch WhatsApp, dan kijken we wat er zakelijk en veilig kan.
Wat als een klant zegt dat hij de offerte niet wil?
Dan stopt het opvolgen direct en krijgt de offerte de status afgewezen, het liefst met de reden erbij. Zo zie je na een tijd of je vaak op prijs verliest of op levertijd. Dat is nuttige informatie voor de volgende calculatie.