Meer uit Syntess halen: automatiseren rond Syntess, via API of export
Syntess is bij jullie de basis voor projecten, service en administratie. Toch wordt er rond Syntess vaak nog veel overgetypt: werkbonnen, inkoopfacturen, mails. Wij laten Syntess staan en automatiseren wat eromheen gebeurt.
Syntess blijft de kern, de rest gaat eromheen
Syntess Atrium is een ERP voor installatiebedrijven en andere project- en servicegerichte bedrijven. Projectadministratie, calculatie, service en onderhoud, inkoop en financiën zitten in één pakket. Dat is precies waarom je het niet zomaar vervangt.
Het werk dat blijft liggen, zit meestal op de randen. Een inkoopfactuur komt binnen als pdf in de mail. Een monteur stuurt een foto van een bon. Een klant mailt een storing. Iemand op kantoor zet dat met de hand in Syntess. Dat stuk automatiseren we, zodat Syntess gevuld wordt zonder dat er iemand tussen zit.
Waar een Syntess koppeling het meeste oplevert
Vier plekken waar we bij installatiebedrijven het vaakst handwerk tegenkomen.
Werkbon-app en digitale werkbon
Syntess heeft een eigen digitale werkbon voor de buitendienst. Gebruiken jullie die, dan kijken we wat er na het aftekenen nog met de hand gebeurt, tot en met de factuur. Werken je monteurs met een andere werkbon-app, dan zorgen we dat uren en materiaal netjes in Syntess landen. Hoe dat proces loopt, lees je op werkbon naar factuur.
Inkoopfacturen en pakbonnen
Facturen van groothandels die niet elektronisch binnenkomen, liggen vaak als pdf in een mailbox. Een agent leest ze uit, zoekt het project en de bestelling erbij en zet ze klaar in Syntess. Wat niet klopt met de bestelling, komt bij een mens. Zie inkoopfacturen verwerken.
Mail en Office 365
Storingsmeldingen, offerteaanvragen en vragen van klanten komen binnen in Outlook. We sorteren die mail en maken er een melding of taak van, zodat niemand hoeft te kopiëren en plakken. Draaien jullie op Microsoft 365, dan gebruiken we dat waar het past.
Rapportage en Power BI
Veel eigenaren willen elke week dezelfde vijf cijfers: openstaand werk, nog te factureren, resultaat per project. Die staan in Syntess, maar zijn niet altijd snel te vinden. We zorgen dat ze vanzelf in een overzicht of in Power BI komen.
Syntess API, export of partnerkoppeling: hoe we koppelen
Syntess Atrium wisselt al veel uit via standaarden uit de installatiebranche, zoals ETIM en 2BA voor artikelgegevens, en via elektronisch bestellen en factureren. Daarnaast heeft Syntess een eigen netwerk van partners voor onder meer rapportage en e-facturatie.
Welke route voor jullie werkt, hangt af van je versie, je modules en je afspraken met Syntess. Daarom beloven we vooraf niets over een specifieke Syntess API. We kijken eerst wat er bij jullie aanstaat en overleggen waar nodig met jullie contactpersoon bij Syntess. Kan een directe koppeling niet, dan werken we met een vaste export of een import die Syntess zelf ondersteunt.
Wil je weten wat een koppeling eigenlijk is? Lees wat is een API-koppeling. Een overzicht van alle pakketten waarmee we werken staat op koppelingen.
Op zoek naar een Syntess alternatief?
Er zijn ondernemers die zoeken naar een ander pakket omdat het werk op kantoor niet minder wordt. Dat is begrijpelijk. Maar overstappen naar een ander ERP kost maanden: data overzetten, mensen opnieuw leren werken, processen opnieuw inrichten. En het overtypen verdwijnt daar niet vanzelf mee.
Kijk daarom eerst waar de tijd echt in gaat. Zit het in Syntess zelf, of in wat er tussen mail, pdf en Syntess gebeurt? In het tweede geval is overstappen niet nodig. Twijfel je toch, dan helpt software voor installatiebedrijven vergelijken om het eerlijk op een rij te zetten.
Eén blok tegelijk
We beginnen met één proces, bijvoorbeeld de inkoopfacturen. Eerst kijken we mee met wie het nu doet, daarna halen we overbodige stappen weg, en pas dan bouwen we. Per proces is dat meestal één gesprek van ongeveer twee uur. Als dat blok ligt, kiezen we samen het volgende.
Elke twee weken is er een check-in van twintig minuten: wat de agent opviel, wat er openstaat en wat als volgende blok in aanmerking komt. Werken jullie in de installatietechniek, kijk dan ook bij installatiebedrijven.
Veelgestelde vragen
Heeft Syntess een API?
Syntess Atrium wisselt gegevens uit via standaarden zoals ETIM en 2BA, via elektronisch bestellen en factureren, en via koppelingen met partners. Welke koppelmogelijkheden er voor jullie zijn, hangt af van je versie en je afspraken met Syntess. Dat zoeken we in het eerste gesprek uit, samen met jullie contactpersoon bij Syntess. Waar geen directe koppeling kan, werken we met een vaste export.
Zoeken jullie een Syntess alternatief voor ons?
Nee, dat is niet waar we mee beginnen. Een ander ERP kiezen is een grote stap, en vaak zit het probleem niet in Syntess maar in wat er omheen gebeurt. Twijfel je echt aan je pakket, lees dan eerst software voor installatiebedrijven vergelijken.
Werkt dit samen met de digitale werkbon van Syntess?
Ja, dat is juist het idee. Gebruiken jullie de werkbon-app van Syntess, dan kijken we wat er na het aftekenen nog met de hand gebeurt. Gebruiken jullie een andere werkbon-app, dan zorgen we dat de gegevens netjes bij Syntess terechtkomen. Zie ook werkbon naar factuur.
Kan ik Syntess-cijfers in Power BI zien?
Dat kan, maar de route verschilt per bedrijf: een rapportagepartner, een vaste export of een koppeling. Wij beginnen bij de vraag welke cijfers je elke week wilt zien. Pas daarna kiezen we het hulpmiddel. Meer daarover op managementrapportage.
Doen jullie ook iets met AI in Syntess?
Niet in Syntess zelf. We zetten een AI-agent naast Syntess, voor werk dat nu tussen mail, pdf en Syntess blijft hangen. Denk aan een inkoopfactuur uitlezen, of een mail van een klant omzetten in een melding. Syntess blijft de plek waar de gegevens staan.
Wie is eigenaar van de koppeling?
Alle accounts staan op naam van jouw bedrijf, ook de software die we gebruiken om te koppelen. Stop je, dan houd je je gegevens, een export en de procesbeschrijvingen.