AFAS koppeling: Profit koppelen aan je werkbonnen, planning en uren
AFAS Profit regelt bij veel bedrijven financiën, HR en salaris in één pakket. Maar de werkbon-app, de planning en de inkoop staan er vaak naast. Wij bouwen de AFAS koppeling die dat gat dicht, via de connectoren van Profit.
Waarom AFAS vaak een eiland is
AFAS is gekozen omdat het veel in één pakket doet. Maar monteurs werken niet in AFAS. Zij vullen hun werkbon in een app in, de planner werkt in een planbord, en inkoop gaat via de groothandel. Op kantoor zet iemand het daarna met de hand in Profit.
Dat werkt, tot het bedrijf groeit. Dan gaat er elke week meer tijd in overtypen en nalopen zitten. Dat is het stuk dat we automatiseren.
Hoe een AFAS-koppeling werkt: connectoren
AFAS Profit werkt met connectoren. Met een GetConnector haal je gegevens op, zoals relaties of projecten. Met een UpdateConnector schrijf je iets weg, zoals een factuur of uren. Die connectoren zijn via de REST-service van Profit te gebruiken.
Het mooie aan dit model: de connectoren staan in een app-connector met een eigen token, en jullie AFAS-beheerder bepaalt welke erin zitten. Zo krijgt de koppeling vanzelf alleen de rechten die het proces nodig heeft. Token intrekken stopt de koppeling.
Wil je eerst snappen wat een API-koppeling is? Lees wat is een API-koppeling.
AFAS-processen die we automatiseren
Wat er nu vaak met de hand gaat
- Werkbonnen uit de app overtypen als factuur in Profit.
- Uren van monteurs twee keer invoeren: voor loon en voor het project.
- Inkoopfacturen per stuk openen, controleren en boeken.
- Een lijstje bijhouden van wie nog moet betalen.
Als het blok ligt
- Een afgeronde werkbon wordt een conceptfactuur in AFAS.
- Uren gaan één keer in en landen op loon en project.
- Inkoopfacturen staan gecontroleerd klaar, afwijkingen apart.
- Herinneringen gaan op tijd weg en je ziet wie je moet bellen.
Meer per proces: werkbon naar factuur, urenregistratie, inkoopfacturen verwerken en debiteurenbeheer.
Samen met je AFAS-beheerder
Bij AFAS is er bijna altijd iemand die het pakket kent: een eigen beheerder of een implementatiepartner. Die nemen we niet over. We spreken met hen af welke connectoren er komen en wat de koppeling mag.
AFAS-procesoptimalisatie begint bij ons niet in AFAS, maar bij het werk zelf. Eerst kijken we hoe het proces nu loopt en wat eruit kan. Pas dan bouwen we. Zo werkt eerst analyseren, dan automatiseren.
Wat we niet doen
- We verkopen geen AFAS-licenties en zijn geen AFAS-partner.
- We richten Profit niet opnieuw in en vervangen je implementatiepartner niet.
- We maken geen koppeling die meer mag dan nodig. Alles staat op naam van je bedrijf.
Andere pakketten in jullie omgeving? Kijk bij alle koppelingen.
Veelgestelde vragen
Zijn jullie AFAS-partner of AFAS-koppelingsspecialist?
We zijn geen partner van AFAS. We bouwen koppelingen via de connectoren die AFAS Profit zelf biedt, voor een proces van jouw bedrijf. Hebben jullie een AFAS-implementatiepartner, dan werken we daar graag mee samen.
Wat heeft een AFAS API-koppeling nodig?
Een app-connector in jullie AFAS-omgeving met een token, en daarin de connectoren voor de gegevens die het proces gebruikt. Dat zet jullie AFAS-beheerder klaar, of we doen het samen. Wat niet in de app-connector staat, kan de koppeling niet zien.
Kan Zapier met AFAS koppelen?
Of een platform een kant-en-klare stap voor AFAS heeft, verschilt per platform en verandert nogal eens. Via een webverzoek naar de REST-connectoren kan het in principe vanuit elk platform. Welke we kiezen, lees je bij n8n, Zapier en Make.
Kunnen jullie ook inkoopfacturen in AFAS verwerken?
Ja, dat is een veelgevraagd proces. Facturen worden gelezen, gecontroleerd tegen de bestelling en klaargezet in Profit. Wat afwijkt, gaat eerst naar een mens. Zie inkoopfacturen verwerken.
Moeten we dan meer in AFAS gaan doen?
Niet per se. Soms is het juist slim om iets buiten AFAS te laten en alleen het resultaat erin te zetten. Dat bepalen we per proces, samen met wie AFAS bij jullie beheert.