Een API-koppeling laten maken met de software die je al hebt
Werkbon-app, boekhouding, planning: bij veel technische bedrijven staan ze los van elkaar, en kantoor typt over wat ertussen zit. Wij laten die systemen met elkaar praten. Je houdt je eigen pakketten en alle accounts staan op naam van je bedrijf.
Wat een API-koppeling doet, in gewone woorden
Een monteur sluit een werkbon af in de app. Normaal print iemand op kantoor die werkbon, of opent hem op een tweede scherm, en typt de uren en het materiaal over in de boekhouding. Een koppeling doet dat overtypen. De werkbon gaat zelf naar de boekhouding en de factuur staat klaar.
De meeste pakketten hebben daarvoor een API: een vaste ingang waar andere software gegevens mag ophalen of wegschrijven. Hoe dat werkt, lees je in wat is een API-koppeling. Heeft een pakket geen API, dan werken we met een export, een import of een vaste mailbox.
Een koppeling is voor ons nooit het doel. Het is het stuk techniek dat een proces laat lopen, zoals werkbon naar factuur of inkoopfacturen verwerken.
Zo bouwen we een koppeling
Eerst het proces, dan de systemen
In een gesprek van ongeveer twee uur lopen we het proces door met de mensen die het werk nu doen. Wat moet waar terechtkomen, en wat gaat er nu mis? Soms blijkt een stap overbodig voordat er iets gekoppeld is.
We zoeken uit wat elk pakket toelaat
Welke API is er, welke gegevens kun je lezen en schrijven, en welke voorwaarden stelt de leverancier? Dat weten we voordat we beginnen, zodat je niet halverwege tegen een muur loopt.
Accounts op jouw naam, met zo min mogelijk rechten
De koppeling krijgt een eigen gebruiker of sleutel in jouw pakket. Die mag alleen wat nodig is: facturen klaarzetten mag, salarisgegevens inzien niet.
Testen en dan live
We testen eerst met een testomgeving of een kleine set gegevens. Facturen staan in het begin als concept klaar, zodat iemand op kantoor meekijkt tot het vertrouwen er is.
Systemen koppelen zonder dat je de controle kwijt bent
Software- en AI-accounts staan op naam van je bedrijf. Stop je, dan houd je alles.
De koppeling kan alleen bij de gegevens die het proces nodig heeft. Een sleutel intrekken stopt hem direct.
Je ziet wat er is doorgezet en wat is blijven hangen, met de reden erbij.
Koppelingen per pakket
Per pakket staat hoe het koppelen werkt en wat we er meestal omheen automatiseren.
- Exact Online Werkbonnen, inkoopfacturen en debiteuren automatisch in en uit Exact Online.
- AFAS AFAS koppelen aan je werkbonnen, planning en uren.
- SnelStart Facturen, werkbonnen en projectcijfers automatisch naar SnelStart.
- Moneybird Moneybird koppelen aan je werkbonnen en offertes.
- Twinfield Inkoopfacturen en verkoopfacturen automatisch in Twinfield.
- Syntess Meer uit Syntess halen door het te koppelen aan wat er omheen gebeurt.
- Bouw7 Bouw7 (nu Exact Online Bouw) koppelen aan je boekhouding, planning en inkoop.
- n8n, Zapier en Make Wij bouwen de automatisering, de accounts staan op jouw naam.
- Microsoft 365 Automatiseren met Outlook, SharePoint, Excel, Power Automate en Copilot.
Werk je met een automatiseringsplatform, lees dan n8n, Zapier en Make. Gebruiken jullie Syntess als hart van het bedrijf, kijk dan bij Syntess koppelen.
Andere pakketten die we vaak tegenkomen
Staat jouw pakket hier niet bij? Noem het in het eerste gesprek. Vaak kan er meer dan je denkt, en anders zeggen we dat ook.
| Pakket | Wat het is | Wat we er meestal mee doen |
|---|---|---|
| King | Boekhouding en ERP, vaak al jaren in gebruik | Per versie verschillend; we kijken wat jouw installatie toelaat, anders via import en export. |
| 4PS | ERP voor bouw en installatie, gebouwd op Microsoft Dynamics | Koppelen via het platform, meestal samen met jullie 4PS-beheerder. |
| Outsmart | Werkbon- en planningsapp voor installateurs | Afgeronde werkbonnen doorzetten naar factuur en project. |
| Crafter | Werkbonnen en planning voor vakmensen | Werkbonnen en uren naar boekhouding en kantoor. |
| WeFact | Facturatiesoftware met een API | Facturen aanmaken vanuit werkbonnen, debiteuren opvolgen. |
| Odoo | ERP met losse modules en een API | Odoo koppelen aan werkbon-app of boekhouding, factuurverwerking. |
| Gripp en Simplicate | Project- en urensoftware, beide met een API | Uren en projecten door naar factuur, loon of rapportage. |
| Teamleader | CRM met offertes en projecten, met een API | Offertes opvolgen en facturen naar de boekhouding. |
| e-Boekhouden | Online boekhouding voor kleinere bedrijven | Automatisch factureren en boekingen klaarzetten. |
| 2BA | Databank met artikel- en prijsgegevens van groothandels | Inkoopfacturen controleren en artikelen in offertes goed zetten. |
Wat we niet doen
- We verkopen geen software en zijn geen reseller of officiële partner van de leveranciers hierboven.
- We vervangen je pakket niet. Je monteurs en je boekhouder werken gewoon verder in wat ze kennen.
- We bouwen geen koppeling om de koppeling. Er moet een proces zijn dat er sneller of zekerder door loopt.
Twijfel je of jouw systemen te koppelen zijn? Plan een kennismaking of bel Duncan. Zo werkt de aanpak per proces.
Veelgestelde vragen
Wat kost een API-koppeling laten maken?
We rekenen niet per koppeling maar per proces: één vaste prijs vooraf en een vast bedrag per maand voor onderhoud. De koppeling is onderdeel van dat proces. Hoe je uitrekent of het zich terugverdient, lees je in wat kost automatisering.
Hoe werkt een API-koppeling eigenlijk?
Een API is een vaste ingang die een softwarepakket openzet voor andere software. Via die ingang kan een koppeling gegevens ophalen of wegschrijven, zoals een klant, een werkbon of een factuur. De uitleg zonder jargon staat in wat is een API-koppeling.
Wat als ons pakket geen API heeft?
Dan kijken we naar wat er wel is: een export, een import, een vaste mailbox of een bestand dat elke nacht klaarstaat. Dat is minder netjes dan een API, maar vaak goed genoeg om het overtypen te stoppen. We zeggen vooraf eerlijk als iets niet betrouwbaar te koppelen is.
Zijn jullie partner of reseller van Exact, AFAS of andere pakketten?
Nee. We verkopen geen software en hebben geen partnerschap met de leveranciers op deze pagina. Je houdt je eigen contract met je leverancier. Wij bouwen de koppeling en het proces eromheen, via de mogelijkheden die het pakket zelf biedt.
Wat is 2BA en kun je daar ook mee koppelen?
2BA is een databank met artikel- en prijsgegevens van fabrikanten en groothandels, vooral in de installatiebranche. Bedrijven met een 2BA-abonnement kunnen die gegevens ophalen. Wij gebruiken ze bijvoorbeeld om inkoopfacturen te controleren of artikelen in een offerte goed te zetten.
Wat gebeurt er als een leverancier zijn software verandert?
Elke koppeling houdt een logboek bij en geeft een melding als iets niet lukt. Dan zie je het meteen en niet pas bij de maandafsluiting. Aanpassen aan een nieuwe versie valt onder het vaste maandbedrag voor onderhoud.