Bedrijfsprocessen automatiseren, één proces tegelijk
Je bedrijf groeide, het kantoor groeide mee. Goede mensen typen werkbonnen over, jagen offertes na en bouwen de planning opnieuw. Wij automatiseren die processen één voor één, in de software die je al hebt.
Wat bedrijfsprocessen automatiseren betekent voor een technisch bedrijf
Een bedrijfsproces is een vaste reeks stappen die steeds terugkomt. Een offerte gaat de deur uit, wordt opgevolgd, wordt een opdracht. De monteur vult een werkbon in, kantoor maakt er een factuur van. Het materiaal wordt besteld, de inkoopfactuur komt binnen en moet op het juiste project.
Bij de meeste technische bedrijven doen mensen die stappen nog met de hand. Niet omdat ze het slecht doen, maar omdat de systemen niet met elkaar praten. Dus wordt er overgetypt, gebeld, gemaild en in Excel bijgehouden wat er nog openstaat.
Processen automatiseren betekent dat dat herhaalwerk vanzelf gaat. De gegevens gaan van het ene systeem naar het andere zonder dat iemand ze overtypt. Kantoor kijkt alleen nog naar wat afwijkt. Dat is geen vervanging van je mensen: het geeft ze tijd terug voor het werk waar je ze echt voor nodig hebt.
Welke administratieve processen kun je automatiseren?
Dit zijn de kantoorprocessen die we bij technische bedrijven het vaakst tegenkomen. Elk proces is één blok: los te bouwen, los te gebruiken.
- Werkbon naar factuur De werkbon gaat zonder overtypen naar de boekhouding. Kantoor controleert alleen wat afwijkt.
- Offertes opvolgen Elke openstaande offerte krijgt op tijd een opvolging, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
- Inkoop automatiseren Bestellingen uit het project zelf, bevestigingen automatisch gekoppeld.
- Inkoopfacturen verwerken Inkoopfacturen automatisch lezen, controleren tegen de bestelling en boeken op het project.
- Planning automatiseren Wijzigingen op één plek, en monteurs krijgen vanzelf hun nieuwe dagplanning.
- Urenregistratie Uren van de bouwplaats gaan vanzelf naar loon, project en factuur.
- Debiteurenbeheer Herinneringen gaan op tijd de deur uit en je ziet in één lijst wie nog moet betalen.
- Projectadministratie Nacalculatie en meerwerk bijgehouden terwijl het project loopt, niet achteraf.
- Opleverdossier Opleverrapporten en keuringsrapporten die zichzelf samenstellen uit wat er al is.
- Onderhoudscontracten Periodiek onderhoud en serviceorders die vanzelf worden ingepland en gefactureerd.
- Documenten en mail Mail en documenten die vanzelf bij het juiste project en de juiste persoon belanden.
- Managementrapportage Elke maand de cijfers die je nodig hebt, zonder avonden in Excel.
Staat jouw proces er niet tussen? Op de pagina alle processen staat hoe we bepalen of een proces geschikt is. Vuistregel: het komt elke week terug, de stappen zijn grotendeels hetzelfde en er wordt nu iets overgetypt.
Zo automatiseren we een proces: eerst kijken, dan bouwen
Analyseren
In een gesprek van ongeveer twee uur lopen we het proces samen door, met de mensen die het werk nu doen. Waar komt het binnen, wie typt wat over, waar wacht iemand op een ander? Dat leggen we vast in een procesdocument dat van jou blijft.
Optimaliseren
Voordat we iets bouwen, halen we de omwegen eruit. Een stap die niemand mist, schrappen we. Een rommelig proces automatiseren maakt het alleen sneller rommelig.
Automatiseren
We richten het proces in binnen je eigen software en koppelen wat los staat. Je mensen testen mee voordat het aangaat. Daarna houden we het bij en praten we elke twee weken twintig minuten bij.
Elke stap staat uitgebreid op hoe het werkt.
Waarom geen groot IT-project
Veel ondernemers zijn ooit geschrokken van een softwaretraject dat maanden duurde en half werkte. Daarom werken we andersom.
Een groot IT-project
- Alles tegelijk omzetten, met een lange voorbereiding.
- Iedereen moet nieuwe software leren.
- Pas aan het eind weet je of het werkt.
- Een rekening die vaak hoger uitvalt dan gedacht.
Eén blok tegelijk
- Eén proces, dat je binnen afzienbare tijd ziet werken.
- Je mensen blijven in de software die ze kennen.
- Loopt het eerste blok, dan kies je samen het volgende.
- Per proces een vaste prijs, vooraf bekend.
Alle accounts op naam van je eigen bedrijf
Automatisering die op de accounts van een ander staat, maakt je afhankelijk. Daarom regelen we het zo.
Software en AI-diensten staan op naam van jouw bedrijf. Jij ziet wat er draait en wat het kost.
Je data blijft van jou. Stop je, dan krijg je een export mee.
De beschrijving van elk proces blijft bij jou, ook na het contract.
Wat kost het om processen te automatiseren?
Per proces betaal je één vaste prijs vooraf voor de analyse, het optimaliseren en het bouwen. Daarna betaal je een vast bedrag per maand voor onderhoud en de check-ins. Geen uurtje-factuurtje. Wie meer processen tegelijk laat bouwen, krijgt korting.
Op de AI- en API-kosten staat altijd een harde limiet. We houden de lopende softwarekosten bewust laag: liever een eenvoudige koppeling die jaren werkt dan een duur abonnement erbij.
Prijzen staan niet op de site, omdat elk proces anders is. Je hoort ze in het eerste gesprek, als we weten om welk proces het gaat. Wil je vooraf weten waar je op uitkomt? Bereken wat het handwerk nu kost en lees wat automatisering kost en hoe je dat afweegt.
Voor welke bedrijven dit werkt
Procesautomatisering werkt het best bij technische bedrijven met ongeveer 5 tot 25 mensen op kantoor. Groot genoeg om veel herhaalwerk te hebben, klein genoeg om geen eigen IT-afdeling te hebben.
- Installatiebedrijven: werkbonnen, serviceorders en onderhoudscontracten.
- Aannemers en bouwbedrijven: offertes, meerwerk en projectadministratie.
- Staalbouw en metaal: calculatie, inkoop en nacalculatie.
- Elektrotechnische installateurs en dakdekkers en afbouw.
Herken je het moment dat de eigenaar ’s avonds nog administratie zit te doen, of dat er een extra kracht op kantoor nodig lijkt? Dan is dit vaak het juiste moment om processen te automatiseren, nog voor die vacature.
Workflow-automatisering of AI: wat heb je nodig?
Niet elk proces heeft AI nodig. Veel winst zit in gewone workflow-automatisering: als dit gebeurt, doe dan dat. Een getekende werkbon wordt een conceptfactuur. Een offerte zonder reactie na tien dagen krijgt een herinnering. Vaste regels, voorspelbaar, goedkoop in gebruik.
AI komt erbij als er iets gelezen of beoordeeld moet worden. Een inkoopfactuur als pdf uitlezen, een mail van een klant bij het juiste project zetten, een vrij ingevulde werkbon controleren. Op AI-automatisering lees je wat AI daarin wel en niet goed doet.
| Soort taak | Voorbeeld | Wat past |
|---|---|---|
| Vaste regel, gestructureerde gegevens | Werkbon uit de app naar de boekhouding | Workflow-automatisering |
| Op tijd iets versturen of signaleren | Herinnering bij een openstaande offerte | Workflow-automatisering |
| Iets lezen dat steeds anders is opgemaakt | Inkoopfacturen van tien verschillende groothandels | AI, met controle |
| Een concept schrijven | Antwoord op een klantvraag over een planning | AI, een mens verstuurt |
Veelgestelde vragen
Welke bedrijfsprocessen kun je het beste als eerste automatiseren?
Begin met het proces dat elke week terugkomt, vaste stappen heeft en waar nu het meeste overtypen in zit. Bij technische bedrijven is dat vaak werkbon naar factuur of het opvolgen van offertes. Twijfel je, reken dan per proces uit wat het handwerk kost en begin bij het grootste getal.
Moeten we nieuwe software kopen om processen te automatiseren?
Meestal niet. We automatiseren binnen de boekhouding, werkbon-app en mail die je al gebruikt en koppelen wat nu los staat. Alleen als er echt een stuk ontbreekt, zoals een digitale werkbon, kijken we samen wat erbij past. Meer op koppelingen.
Wat is het verschil tussen digitaliseren en automatiseren?
Digitaliseren is het papier vervangen door een scherm: de werkbon staat in een app in plaats van op een blok. Automatiseren is dat niemand de gegevens daarna nog overtypt of doorstuurt. Je hebt het eerste nodig voor het tweede.
Zijn jullie een automatiseringsbureau?
Niet in de klassieke zin. We leveren geen hardware, geen netwerkbeheer en geen eigen softwarepakket. We richten ons op de kantoorprocessen van technische bedrijven en automatiseren die één voor één, met vast onderhoud erna.
Hoe lang duurt het voordat een proces automatisch loopt?
Dat hangt af van het proces en van de software die er al staat. Na het gesprek van ongeveer twee uur weet je wat we bouwen en wanneer het kan draaien. Hoe dat gesprek gaat, lees je op hoe het werkt.
Wat gebeurt er als we stoppen?
Dan blijft alles wat op jouw naam staat gewoon van jou: de accounts, je gegevens en de procesdocumenten. Je krijgt een export mee. Je zit dus nergens aan vast.