Software voor bouwbedrijven: laat wat je al hebt samenwerken
Je bouwsoftware doet wat hij moet doen. Maar meerwerk staat in een appje, de nacalculatie komt pas als het project al lang af is en het opleverdossier wordt de laatste week bij elkaar gezocht. Daar beginnen wij.
Geen nieuw bouwpakket, maar een laag eroverheen
Een aannemersbedrijf heeft al snel vier of vijf programma’s: calculatie, boekhouding, planning, een bouwplaats-app en Excel. Elk programma is prima. Het werk zit in wat er tussen de programma’s gebeurt, en dat doet nu iemand op kantoor.
Wij verkopen geen software voor aannemers. We kijken welke stappen elke week met de hand gaan en automatiseren die, binnen de software die je al hebt. Ben je nog aan het kiezen? Lees eerst bouwsoftware vergelijken.
De administratie van een bouwbedrijf, proces voor proces
Offertes en calculatie
De calculatie is vakwerk en blijft bij jullie. Wat erna komt, kan vanzelf: de offerte gaat de deur uit en daarna hoort niemand meer iets. Met offertes opvolgen krijgt elke offerte op tijd een herinnering.
Meerwerk
Meerwerk wordt op de bouwplaats afgesproken en komt via een appje of een telefoontje op kantoor. Als het niet meteen wordt vastgelegd met akkoord van de klant, wordt het later een discussie. Zie ook meerwerk registreren.
Projectadministratie en nacalculatie
Uren, inkoop en meerwerk bij het juiste project, terwijl het project loopt. Dan zie je halverwege al of het uit de pas loopt. Dat is het blok projectadministratie.
Onderaannemers
Facturen van onderaannemers die je naast de afspraken legt, uren die je controleert en documenten die je van ze wilt hebben, zoals een recente verklaring betalingsgedrag. Dat is terugkerend controlewerk dat goed te automatiseren is.
Planning
Ploegen, onderaannemers en leveringen die op elkaar wachten. Eén wijziging raakt drie partijen. Met planning automatiseren krijgt iedereen de wijziging vanzelf door.
Opleverdossier en de Wkb
Sinds 1 januari 2024 geldt de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) voor nieuwbouw in gevolgklasse 1, zoals de meeste grondgebonden woningen. Bij de oplevering lever je je opdrachtgever een consumentendossier, en de gemeente krijgt een dossier bevoegd gezag. Welke regels precies voor jouw project gelden, zeker bij verbouw, lees je op iplo.nl over het consumentendossier.
Voor kantoor betekent dat vooral: foto’s, tekeningen, productinformatie en verklaringen verzamelen die er tijdens de bouw al zijn, maar verspreid staan. Het blok opleverdossier zet ze tijdens het project al bij elkaar, zodat de laatste week geen zoektocht wordt.
Procesanalyse in de bouw: een voorbeeld
Bij een aannemer met vier ploegen (verzonnen voorbeeld) lopen we meerwerk door. De uitvoerder krijgt de vraag, zegt ja en appt de projectleider. Die zet het in een Excel-lijst. Aan het eind van het project zoekt de administratie de lijst erbij. Eén vaste plek en een akkoord van de klant halen al een stap weg, nog voordat er iets wordt geautomatiseerd. Zo werkt het.
En AI voor aannemers?
AI is geen doel. Het is handig waar kantoor veel leest en sorteert: mails, bestekken, facturen, documenten. Wat nu al werkt en wat nog niet, staat nuchter op een rij in AI in de bouw en installatie. Per proces betaal je één vaste prijs vooraf en een vast bedrag per maand, met een harde limiet op de AI-kosten.
Veelgestelde vragen
Welke software heeft een aannemer nodig?
Minimaal een boekhoudpakket en iets voor calculatie en offertes. Daarna komen projectadministratie, planning en een app voor de bouwplaats. Sommige bouwpakketten doen dat allemaal, andere bedrijven combineren losse tools. In bouwsoftware vergelijken lees je waar je op let.
Vervangen jullie onze bouwsoftware?
Nee. Je houdt je pakket. Wij automatiseren de stappen die er nu omheen met de hand gaan, zoals meerwerk doorzetten naar de factuur of documenten verzamelen voor de oplevering. Werk je met Bouw7, kijk dan bij Bouw7 koppelen.
Hoe ziet een procesanalyse in de bouw eruit?
We lopen één proces van begin tot eind door met de mensen die het doen. Bij meerwerk bijvoorbeeld: wie hoort het als eerste, waar wordt het opgeschreven, wie geeft akkoord en wanneer staat het op de factuur. Elke stap waar iets wordt overgetypt of blijft liggen, schrijven we op. Dat gesprek duurt ongeveer twee uur.
Kan AI een aannemer echt helpen?
Op kantoor wel, voor het lees- en uitzoekwerk: een bestek doorzoeken, facturen van onderaannemers naast de afspraken leggen, documenten bij het juiste project zetten. Op de bouwplaats verandert er weinig. Meer daarover in AI in de bouw en installatie.
Wij werken veel met onderaannemers. Kan dat ook?
Ja. Vaak is dat juist een goed blok: afspraken, uren en facturen van onderaannemers bij elkaar brengen en controleren of het klopt met wat er is afgesproken. Wat afwijkt, komt bij jullie terecht.