Projectadministratie in de bouw: nacalculatie en meerwerk terwijl het project loopt
Bij veel technische bedrijven blijkt pas weken na de oplevering of een project geld opleverde. Dan is er niets meer bij te sturen. Wij zorgen dat uren, inkoop, werkbonnen en meerwerk al tijdens het project op de juiste plek staan.
Waarom de nacalculatie altijd te laat komt
Een nacalculatie maken kost tijd. Uren zoeken in de urenstaten, inkoopfacturen terugvinden, werkbonnen naast de begroting leggen. Dus gebeurt het aan het eind van het project, of helemaal niet.
Het gevolg kennen de meeste eigenaren wel. Een project voelde goed, maar de cijfers vallen tegen. Waar het misging is dan lastig te zien: te veel uren, duurder materiaal of meerwerk dat nooit is gefactureerd. En bij het volgende vergelijkbare project calculeer je weer op gevoel.
Wat is nacalculatie eigenlijk, en wat zet je erin? Dat leggen we uit in nacalculatie: wat het is en hoe je het bijhoudt.
Wat er per project automatisch bijgehouden wordt
Een goede projectadministratie hoeft geen extra werk te zijn. De gegevens bestaan al, ze staan alleen op de verkeerde plek.
Uren uit de werkbon-app of de urenregistratie komen op het project en de juiste post. Niet aan het eind van de maand, maar dezelfde dag.
Bestellingen en inkoopfacturen worden aan het project gekoppeld. Wat nog onderweg is, telt al mee als verwachte kosten.
Wat de monteur extra deed, staat apart als meerwerk. Met of zonder akkoord van de klant, zodat kantoor weet wat gefactureerd kan worden.
Projectresultaat tijdens het werk in plaats van achteraf
Zonder dit blok
- De projectleider weet ongeveer hoeveel uren er al in zitten.
- Inkoopfacturen komen binnen, maar niet altijd met het goede projectnummer.
- Meerwerk wordt mondeling afgesproken en later vergeten.
- De nacalculatie is een avond werk in Excel, als het er al van komt.
Als dit blok ligt
- Per project zie je begroot tegenover besteed, per post.
- Inkoopfacturen zonder projectnummer komen in een lijst om aan te vullen.
- Meerwerk staat apart, met de status van het akkoord.
- Na de oplevering ligt de nacalculatie al klaar.
Hoe we je projectadministratie inrichten
We kijken hoe een project nu door het bedrijf loopt
Van offerte tot laatste factuur. Waar ontstaat het projectnummer? Wie boekt de inkoop? Waar komen de uren binnen? In een gesprek van ongeveer twee uur lopen we het samen door.
We maken het simpeler voordat we iets bouwen
Vaak zijn er te veel posten, of drie manieren om een project te noemen. Eerst één vaste indeling, dan pas automatiseren. Anders automatiseer je de rommel.
Kosten gaan vanzelf naar het juiste project
Uren, werkbonnen, bestellingen en inkoopfacturen worden automatisch op het project geboekt in je eigen boekhouding of branchepakket. Twijfelgevallen gaan naar een mens.
Je krijgt een seintje als een project uit de koers loopt
Lopen de uren van een post harder op dan de begroting? Staat er meerwerk zonder factuur? Dan hoort de projectleider dat terwijl er nog iets aan te doen is.
Projectadministratie software die je al hebt
Veel bedrijven denken dat ze een nieuw projectadministratie programma nodig hebben. Soms klopt dat. Vaker heeft het boekhoudpakket al een projectmodule, of werkt het branchepakket prima, maar komt er te weinig in terecht. We werken met wat er staat, zoals Exact Online, AFAS, Syntess of Bouw7, via de API of een export.
De uren zijn vaak het lastigste stuk. Komen ze nu op papier of in een losse app binnen, dan is urenregistratie automatiseren een logisch eerste blok. Daarna valt de projectadministratie veel makkelijker op z’n plek. Meerwerk heeft ook een eigen route nodig: lees hoe je meerwerk registreert zonder discussie.
Voorbeeld uit een installatiebedrijf
Een installatiebedrijf met tien monteurs (verzonnen voorbeeld) heeft een project met een vaste aanneemsom. Halverwege krijgt de projectleider een melding: de uren voor de leidingaanleg zitten al boven wat er begroot was, en er staan twee meerwerkbonnen zonder akkoord. Hij belt de klant voor het akkoord en plant de rest van het werk anders in. Zonder melding had hij dat pas bij de nacalculatie gezien.
Voor wie dit blok het meeste oplevert
Projectadministratie speelt bij elk bedrijf dat op projectbasis werkt, maar het verschil is het grootst bij lange projecten met veel inkoop en meerwerk. Denk aan aannemers en bouwbedrijven, staalbouw en metaal en grotere projecten bij installatiebedrijven.
Wil je per maand zien hoe alle projecten samen ervoor staan? Dan sluit managementrapportage hier direct op aan.
Veelgestelde vragen
Wat is projectadministratie precies?
Projectadministratie is alles wat je per project vastlegt: de begroting, de uren, de inkoop, de werkbonnen, het meerwerk en wat er al gefactureerd is. Samen laten ze zien wat een project kost en oplevert. In de bouw en installatie is het vaak verspreid over de boekhouding, Excel en de werkbon-app.
Hebben we nieuwe projectadministratie software nodig?
Meestal niet. De meeste boekhoudpakketten en branchepakketten hebben al een projectmodule of kunnen kosten op een project boeken. Het probleem zit vaak niet in de software, maar in het handwerk ertussen. Dat handwerk automatiseren we. Wil je toch vergelijken, lees dan bouwsoftware vergelijken.
Hoe zetten we een projectadministratie op als we nu niets per project bijhouden?
Begin klein: een projectnummer dat overal terugkomt, op de werkbon, de inkooporder en de factuur. Daarna leg je per project een begroting vast, ook al is het grof. Pas dan heeft automatisch boeken zin. In het eerste gesprek kijken we waar jullie staan.
Wat gebeurt er met meerwerk dat de monteur ter plekke afspreekt?
Dat wordt op de werkbon apart gemarkeerd en komt als meerwerk op het project. Zonder akkoord van de klant gaat het eerst naar kantoor. Hoe je meerwerk goed vastlegt, staat in meerwerk registreren.
Kun je dit ook voor infra of GWW-projecten gebruiken?
Het principe is hetzelfde: kosten moeten op het juiste project en de juiste post landen. Infra- en GWW-projecten hebben vaak meer posten en langere looptijden, en dan helpt het nog meer om tussentijds te zien hoe je ervoor staat. We kijken per bedrijf welke indeling past.
Wie bepaalt wanneer een project als afwijkend wordt gemeld?
Jij. We spreken vooraf af wanneer een melding nodig is, bijvoorbeeld als de uren van een post over een bepaald deel van de begroting heen gaan. Die grens kun je later aanpassen.