Debiteurenbeheer automatiseren: herinneringen op tijd, in jullie eigen toon
Het werk is gedaan, de factuur is verstuurd en dan blijft het stil. Een herinnering sturen schiet erbij in, en bellen voelt ongemakkelijk. Wij zorgen dat herinneringen op tijd gaan, dat je ziet wie nog moet betalen en dat er alleen een mens belt als het nodig is.
Waarom debiteurenbeheer blijft liggen
Hoe het vaak gaat
- De lijst met openstaande facturen wordt eens per maand bekeken, als er tijd is.
- Herinneringen gaan te laat of helemaal niet de deur uit.
- Niemand weet of een klant al is gebeld en wat er is afgesproken.
- De eigenaar belt zelf, ’s avonds, omdat het geld nodig is.
Als dit blok ligt
- Elke vervallen factuur krijgt vanzelf een herinnering op het afgesproken moment.
- De toon past bij de klant: anders voor een particulier dan voor een vaste aannemer.
- Afspraken en reacties staan bij de factuur, voor iedereen zichtbaar.
- Een mens belt alleen waar dat echt verschil maakt.
Het debiteurenbeheer proces, stap voor stap
Een voorbeeld van een reeks. De momenten en teksten stellen we samen met jullie vast.
De factuur vervalt
De agent ziet in je boekhouding dat de betaaltermijn voorbij is en er nog geen betaling is. Heb je met een zakelijke klant geen termijn afgesproken, dan geldt volgens de wet 30 dagen.
Een vriendelijke herinnering
Kort en zakelijk, met factuurnummer, project en bedrag. Vaak is iemand het gewoon vergeten of ligt de factuur bij de verkeerde persoon.
Een tweede herinnering of aanmaning
Duidelijker van toon, met een nieuwe termijn. Bij een particulier is dit de 14-dagenbrief als je later incassokosten wilt kunnen rekenen.
Een mens neemt het over
Blijft betaling uit, dan stopt de automatische reeks. De juiste persoon krijgt een belmoment met de factuur, de herinneringen en eerdere reacties. Wat er daarna gebeurt, zoals een betalingsregeling of een incassobureau, beslis jij.
Een toon die past bij een technisch bedrijf
Een herinnering van een installateur moet niet klinken als een brief van een incassobureau. Je klant is vaak een vaste opdrachtgever of een particulier bij wie je volgend jaar weer onderhoud doet. Een voorbeeld van een eerste herinnering:
Hoi Marco, de factuur voor het vervangen van de cv-ketel aan de Molenstraat staat nog open. Misschien is hij tussen de mail geraakt; ik stuur hem hierbij nog een keer mee. Klopt er iets niet, laat het me gerust weten. Groet, Sandra (verzonnen voorbeeld)
Reageert een klant met een vraag of een klacht over het werk, dan gaat er geen volgende herinnering. Dan ligt de vraag eerst bij een mens. Meer voorbeeldteksten, ook voor een aanmaning, staan bij betalingsherinnering voorbeeld.
Betaalstatus in één lijst
Per klant en per project, met hoe lang de factuur al openstaat.
Eerste herinnering, aanmaning of bij een mens. Zonder Excel-lijst ernaast.
Een betaalbelofte of regeling staat bij de factuur, en de reeks wacht zolang die loopt.
Uitbesteden of automatiseren, en wat het kost
Debiteurenbeheer uitbesteden haalt het werk weg, maar ook het contact met je klant. Automatiseren houdt het in huis, met minder handwerk. De afweging lees je in administratie uitbesteden of automatiseren.
Voor dit blok betaal je één vaste prijs vooraf en een vast bedrag per maand voor onderhoud, met een harde limiet op de AI-kosten. Het draait in je eigen boekhouding, zoals Exact Online, op naam van je bedrijf. Geen percentage van wat er binnenkomt. Wil je weten of het loont? Reken het uit of plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Wat is debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer is alles wat je doet om verstuurde facturen betaald te krijgen: betaaltermijnen bewaken, herinneringen sturen, nabellen en afspraken vastleggen. Bij veel technische bedrijven doet iemand het erbij, als er tijd is. Dat is precies waarom het blijft liggen.
Wat is de 14-dagenbrief?
Wil je incassokosten rekenen aan een particulier, dan moet je eerst een aanmaning sturen waarin je minimaal 14 dagen geeft om alsnog te betalen, en de hoogte van de kosten noemt. Die termijn begint de dag na ontvangst. Bij zakelijke klanten gelden andere regels. Zie betalingstermijn en incassokosten op ondernemersplein.overheid.nl.
Klinkt een automatische herinnering niet onpersoonlijk?
Niet als de tekst goed is. De herinneringen gaan uit naam van een echte persoon op kantoor, met het project en de factuur erbij, in jullie eigen woorden. Voorbeeldteksten vind je bij betalingsherinnering voorbeeld.
Wanneer belt er een mens?
Dat spreken we vooraf af. Bijvoorbeeld bij een vaste opdrachtgever, bij een groot bedrag of als de klant reageert met een klacht over het werk. Dan stopt de automatische reeks en krijgt de juiste persoon een belmoment met de hele geschiedenis erbij.
Is uitbesteden aan een incassobureau niet makkelijker?
Voor facturen die echt niet betaald worden, kan een incassobureau zinvol zijn. Maar het meeste werk zit in de herinneringen ervoor, en die wil je zelf in de hand houden: het gaat om jullie klanten. Lees de afweging in administratie uitbesteden of automatiseren.
Werkt dit met onze boekhouding?
Meestal wel. Openstaande posten en betalingen komen uit je boekhouding, bijvoorbeeld Exact Online. Zo weet de agent elke dag wie heeft betaald en wie nog een herinnering moet krijgen.