Terugverdientijd berekenen: wat levert automatiseren op?
Voordat je iets automatiseert, wil je weten wat het handwerk je nu kost. Vul je eigen uren en uurtarief in en zie het per jaar. Heb je een offerte, vul die erbij in en je ziet de terugverdientijd.
Bereken wat handwerk op kantoor je kost
Kies één proces, bijvoorbeeld werkbonnen overtypen of offertes nabellen. Vul in hoeveel uur dat per week kost.
De calculator rekent met 52 weken per jaar en slaat niets op. Wat je invult, blijft in je eigen browser.
Hoeveel uur gaat er echt in? Meet een week
De meeste mensen schatten te laag, omdat het handwerk verspreid over de dag zit. Vijf minuten per werkbon voelt als niets, tot je ze optelt. Een schatting uit het hoofd is daarom het zwakste deel van elke berekening.
Beter: houd één gewone week bij hoeveel tijd er in het proces gaat. Een streepjeslijst naast het toetsenbord is genoeg. Tel mee:
- het overtypen zelf, van werkbon, factuur of mail naar het systeem;
- het zoeken en nabellen als er iets ontbreekt;
- het herstellen van fouten die later boven water komen;
- de tijd van de monteur of projectleider die gebeld wordt.
Neem geen piekweek en geen vakantieweek. En reken per proces: zo zie je welk proces het eerste blok moet zijn. Welke processen er zijn, staat op processen.
Wat tel je mee in het uurtarief?
Reken niet met het bruto uurloon, maar met wat een uur je als werkgever echt kost. Daar horen bij: vakantiegeld, pensioenpremie, sociale premies en de uren dat iemand er niet is door vakantie of ziekte. Je boekhouder of salarisadministratie kan je dat getal meestal snel geven.
Doet de eigenaar zelf een deel van het werk, reken die uren dan ook mee. Niet tegen een loon, maar tegen wat dat uur waard is als je het aan klanten, offertes of je mensen besteedt.
Terugverdientijd berekenen: de formule
Wil je het met de hand narekenen of in je eigen business case zetten? Dit zijn de drie stappen die de calculator ook zet.
- Wat het handwerk kost per maand = uren per week × 52 × uurtarief ÷ 12
- Netto besparing per maand = wat het handwerk kost per maand − vaste kosten per maand
- Terugverdientijd in maanden = eenmalige investering ÷ netto besparing per maand
Voorbeeld met verzonnen ronde getallen
Dit zijn geen prijzen van Bouwtomation, alleen getallen om de rekensom te laten zien.
| Stap | Berekening | Uitkomst |
|---|---|---|
| Handwerk per jaar | 6 uur × 52 weken × € 50 | € 15.600 |
| Handwerk per maand | € 15.600 ÷ 12 | € 1.300 |
| Netto besparing per maand | € 1.300 − € 200 vaste kosten | € 1.100 |
| Terugverdientijd | € 6.000 eenmalig ÷ € 1.100 | ongeveer 5,5 maanden |
| Kosten jaar 1 | € 6.000 + 12 × € 200 | € 8.400 |
In dit voorbeeld levert het eerste jaar € 15.600 aan tijd op tegen € 8.400 aan kosten. Dat is bijna twee keer terugverdiend. Vanaf jaar 2 vallen de eenmalige kosten weg en blijft alleen het maandbedrag over.
Vuistregel: minstens anderhalf keer terugverdienen in jaar 1
Bij elk proces kijken we of het in het eerste jaar duidelijk meer oplevert dan het kost. Als vuistregel kijken we of de tijdwinst in jaar 1 minstens anderhalf keer de kosten van jaar 1 is. Dan is er ruimte voor tegenvallers, zoals een schatting die iets te hoog was.
Haalt een proces dat niet, dan is het geen goed eerste blok. Dat zeggen we dan ook. Soms is een ander proces de betere start, soms is het antwoord: dit loont nog niet.
De calculator laat dit ook zien: vul een eenmalige investering en een maandbedrag in, en je ziet of het binnen het eerste jaar ruim, krap of niet terugverdiend wordt.
Waarom we geen prijzen op de site zetten
Per proces betaal je één vaste prijs vooraf en een vast bedrag per maand voor onderhoud. Hoe hoog die zijn, hangt af van het proces: welke software er staat, hoeveel uitzonderingen er zijn en of er AI nodig is. Een prijs op de site zou dus altijd te hoog of te laag zijn.
Daarom hoor je de prijs in het eerste gesprek, voor dat ene proces. Dan kun je hem hier invullen en zelf zien of het loont. Hoe het prijsmodel werkt en waar je op moet letten bij andere aanbieders, lees je in wat kost automatisering. Hoe we een proces aanpakken, staat op bedrijfsprocessen automatiseren.
Veelgestelde vragen
Wat is terugverdientijd?
De terugverdientijd is de tijd die het duurt voordat een investering zichzelf heeft betaald. Bij automatisering vergelijk je wat je eenmalig investeert met wat je elke maand bespaart, na aftrek van de vaste kosten. Hoe korter, hoe minder risico je loopt.
Hoe bereken ik de terugverdientijd?
Deel de eenmalige investering door wat je per maand netto bespaart. Netto besparing is de waarde van de uren die vrijkomen, min de vaste maandkosten. De uitkomst is het aantal maanden tot je investering terug is.
Wat is het verschil tussen terugverdientijd en ROI?
Terugverdientijd zegt hoe snel je je geld terug hebt. ROI, het rendement, zegt hoeveel je er in een bepaalde periode aan overhoudt ten opzichte van wat je erin stopte. Voor een eerste afweging is de terugverdientijd meestal duidelijker.
Leveren bespaarde uren echt geld op?
Alleen als je die uren ergens anders voor gebruikt. Bijvoorbeeld omdat je kunt groeien zonder extra kracht op kantoor, omdat facturen eerder de deur uitgaan of omdat de eigenaar zijn avonden terugkrijgt. Reken daarom met uren die nu echt in het handwerk gaan, niet met een wensgetal.
Waarom staan jullie prijzen niet op de site?
Omdat elk proces anders is: de software die er staat, het aantal uitzonderingen, of er AI nodig is. Per proces krijg je één vaste prijs vooraf en een vast maandbedrag. Die hoor je in het eerste gesprek, zodat je ze hier zelf kunt invullen.