Power Automate workflow, Copilot en Microsoft 365 laten werken voor kantoor
Je kantoor draait al op Outlook, SharePoint, Excel en Teams. Toch wordt er nog veel met de hand gedaan: bijlagen opslaan, mails doorzetten, lijsten bijwerken. Wij bouwen de Power Automate workflows en agents die dat overnemen, in je eigen omgeving.
Microsoft 365 automatiseren met wat je al hebt
Veel technische bedrijven betalen al jaren voor Microsoft 365 en gebruiken vooral Outlook en Word. Terwijl er meer in zit. Power Automate, SharePoint en Copilot zijn er vaak al, ze worden alleen niet gebruikt voor het echte kantoorwerk.
Wij beginnen niet bij de tool maar bij het proces. Welke mails komen elke dag binnen? Wat gebeurt er daarna met de hand? Pas als dat duidelijk is, kijken we wat Microsoft 365 daarvoor kan doen.
Power Automate voorbeelden uit technische bedrijven
Outlook automatiseren
Een gedeelde mailbox voor facturen, offerteaanvragen en storingen. Een flow sorteert de mail, slaat bijlagen op bij het juiste project en maakt een taak voor wie het moet oppakken.
Goedkeuringen
Een inkoopfactuur boven een bepaald bedrag of meerwerk zonder akkoord. De projectleider krijgt een verzoek in Teams of Outlook, keurt goed of af, en de flow gaat verder. Iedereen ziet wie wat heeft goedgekeurd.
Excel-lijsten die zichzelf bijwerken
De lijst met openstaande offertes of de onderhoudsplanning in Excel. Een flow vult hem aan vanuit de mail of je software, zodat niemand hem met de hand hoeft bij te houden. Wil je liever van Excel af, lees dan Excel vervangen.
Power BI en rapportage
Cijfers uit je administratie automatisch in een Power BI-overzicht, elke maandag klaar. Zie managementrapportage.
Documentbeheer in SharePoint
Bij veel bedrijven staan tekeningen, offertes en opleverdocumenten verspreid over mailboxen, een oude schijf en losse mappen. SharePoint kan dat netjes ordenen: één map per project, met vaste submappen voor offerte, tekeningen, werkbonnen en oplevering.
Met Power Automate maak je die mappen automatisch aan zodra een project start, en komen bijlagen uit de mail vanzelf op de goede plek. Hoe we dat aanpakken, staat op documenten en mail.
Copilot en Copilot Studio agents
Microsoft Copilot helpt een medewerker bij zijn eigen werk: een lange mailwisseling samenvatten, een antwoord opstellen, iets terugvinden in SharePoint. Dat is handig, maar het blijft een assistent die je zelf moet aansturen.
Met Copilot Studio bouw je een agent die een vaste taak doet, ook als niemand ernaar kijkt. Bijvoorbeeld vragen van monteurs beantwoorden op basis van jullie eigen documenten. Of een AI-agent echt iets oplevert, hangt af van het proces erachter. Lees ook AI-agent laten maken.
Licenties: waar je op moet letten
Bij Microsoft hangt veel af van welke licenties je hebt. Flows tussen de standaard Microsoft-apps zitten vaak al in je abonnement. Voor premium connectors, zoals een koppeling met je boekhouding of een eigen API, en voor Copilot en Copilot Studio zijn meestal extra licenties of tegoed nodig. Microsoft past die regels geregeld aan.
Daarom zetten we vooraf op een rij wat je al hebt en wat er nodig is. We houden de lopende softwarekosten bewust laag, en soms betekent dat: dit stuk niet in Power Automate, maar met een ander platform. Een overzicht van wat we koppelen staat op koppelingen. Wil je zien hoe een volledig proces loopt, kijk dan bij werkbon naar factuur.
Veelgestelde vragen
Wat is Microsoft Power Automate?
Power Automate is de automatiseringstool van Microsoft. Je bouwt er flows mee: als er een mail binnenkomt, sla dan de bijlage op in SharePoint en zet een regel in Excel. Het werkt het beste met de andere Microsoft-apps, maar kan ook met andere software praten.
Hoe werkt Microsoft Copilot voor een mkb-bedrijf?
Copilot is de AI-assistent in Microsoft 365. Hij helpt bij mail samenvatten, teksten opstellen en zoeken in je eigen documenten. Met Copilot Studio kun je daarnaast eigen agents maken die een vaste taak doen. Wat er bij jullie kan, hangt af van je licenties.
Heb ik Power Automate premium nodig?
Dat hangt af van wat je wilt koppelen. Flows tussen Outlook, SharePoint, Excel en Teams lukken vaak met de licenties die je al hebt. Voor koppelingen met bijvoorbeeld je boekhouding of een eigen API is meestal een premium licentie nodig. We zoeken dat vooraf uit, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Is Power Automate de moeite waard, of is er een alternatief?
Draait alles al op Microsoft 365, dan is Power Automate vaak de logische keuze. Zit het werk vooral in andere pakketten, dan past n8n of Zapier soms beter. Zie n8n, Zapier en Make.
Kan ik mail automatisch laten doorsturen in Outlook?
Simpel doorsturen kan met een regel in Outlook zelf. Wil je dat de mail ook gelezen wordt, bijvoorbeeld een factuur naar de juiste map en de boekhouding, dan bouwen we daar een flow voor. Zie inkoopfacturen verwerken.
Waar staan onze gegevens?
In jullie eigen Microsoft 365-omgeving, op naam van jouw bedrijf. We bouwen in jullie tenant, niet in een eigen omgeving van ons.