Monteursplanning automatiseren in de planning software van je installatiebedrijf
Een monteur is ziek, een klant schuift een afspraak, materiaal komt een dag later. Dan begint het bellen, appen en schuiven. Wij zorgen dat een wijziging op één plek wordt doorgevoerd en dat iedereen vanzelf de nieuwe planning heeft.
Hoe een planning nu vaak rondgaat
De planner is de spil van het bedrijf. Te vaak is hij vooral aan het doorgeven wat er veranderd is.
Hoe het vaak gaat
- De planning staat in Excel, op een whiteboard en in iemands hoofd.
- Elke wijziging betekent bellen of appen met monteurs en klanten.
- Monteurs krijgen de planning van morgen pas laat op de middag, of 's ochtends.
- Uren, werkbonnen en planning sluiten niet op elkaar aan.
Als dit blok ligt
- Er is één planning, en alles wat verandert gebeurt daar.
- Monteurs krijgen hun dagplanning vanzelf, met adres en werkomschrijving.
- Klanten krijgen automatisch een bevestiging of een nieuwe tijd.
- De planner ziet welke klussen nog geen monteur, materiaal of datum hebben.
Van Excel-planning naar één plek
Veel installatiebedrijven plannen in Excel omdat het overzichtelijk en vertrouwd is. Het probleem is niet het overzicht, maar dat niets anders ermee kan praten. Werkbon-app, agenda en uren staan er los van. Wat er komt kijken bij overstappen, lees je in Excel vervangen.
Van wijziging naar dagplanning op de telefoon
Een klus komt binnen
Uit een getekende offerte, een storingsmelding of een onderhoudscontract. De klus staat direct in de planning als nog in te plannen, met wat er nodig is: soort werk, geschatte duur, materiaal.
De planner kiest, de agent rekent mee
Wie heeft ruimte, wie zit in de buurt, wie heeft de juiste papieren? De agent doet een voorstel. De planner zet de klus vast.
Iedereen krijgt wat hij nodig heeft
De monteur krijgt zijn dagplanning met adres, contactpersoon en werkomschrijving. De klant krijgt een bevestiging. De werkvoorbereider ziet welk materiaal klaar moet liggen.
Een wijziging gaat vanzelf rond
Schuift de klus, dan past de planner hem op één plek aan. Monteur en klant krijgen alleen de wijziging. Na het werk sluiten werkbon en uren aan op wat er gepland stond, zie urenregistratie.
Welke planning software of agenda?
Er is veel planning software voor de bouw en de buitendienst. We verkopen er geen. De vraag is meestal niet welk pakket het beste is, maar of jullie planning kan praten met de rest: offertes, werkbonnen, uren en de agenda van de monteur.
- Gebruik je de planningsmodule in je bedrijfssoftware, zoals Syntess of Bouw7, dan bouwen we daaromheen.
- Plannen jullie in de agenda van Microsoft 365, dan kan dat ook een prima basis zijn.
- Heb je een losse buitendienst planning software, dan koppelen we via de API of een export.
Werkvoorbereiding en planning lopen bij veel bedrijven door elkaar. In het eerste gesprek van ongeveer twee uur halen we die uit elkaar: wie beslist wat, en waar staat het?
Wat het kost
Planning is één blok, met één vaste prijs vooraf en een vast bedrag per maand voor onderhoud. Licenties van je planning software betaal je zelf aan de leverancier, op naam van je bedrijf. We houden de lopende kosten bewust laag.
Reken uit hoeveel tijd je planner nu kwijt is aan doorgeven en schuiven: bereken het met je eigen cijfers. Meer over het werk van installateurs lees je bij installatiebedrijven. Liever meteen even sparren? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Verkopen jullie planning software?
Nee. We werken met de planning software of de agenda die jullie al gebruiken, of de planningsmodule in je bedrijfssoftware. Wij zorgen dat die planning vanzelf wordt bijgewerkt en dat monteurs de juiste informatie krijgen. Heb je nog niets geschikts, dan denken we mee bij de keuze.
Kunnen we onze Excel-planning blijven gebruiken?
Voor een tijdje wel, maar Excel is lastig als bron waar andere systemen op leunen. Meestal stappen we over naar een gedeelde agenda of planningstool, waarbij het overzicht voor de planner er ongeveer hetzelfde uit blijft zien. Zie Excel vervangen voor de afwegingen.
Plant de AI-agent zelf de monteurs in?
Hij doet voorstellen, de planner beslist. De agent kan bijvoorbeeld zien welke monteur de juiste certificering heeft, wie in de buurt zit en wie nog ruimte heeft. Een planner kent de klant en de monteur beter dan welk systeem ook, dus de keuze blijft bij hem.
Hoe krijgen monteurs hun dagplanning?
Op de manier die ze al gewend zijn: in de werkbon-app, in hun agenda of als bericht op de telefoon. Met adres, contactpersoon, wat er moet gebeuren en welk materiaal klaarligt. Wijzigt er iets, dan krijgen ze alleen die wijziging, niet de hele planning opnieuw.
Wat is het verschil tussen werkplanning en personeelsplanning?
Werkplanning gaat over het werk: welke klus, wanneer, met welk materiaal. Personeelsplanning gaat over de mensen: wie werkt wanneer, wie is vrij of ziek. Bij een installatiebedrijf moeten die twee steeds op elkaar aansluiten, en daar zit vaak het handwerk.