Automatische factuurverwerking: inkoopfacturen lezen, controleren en boeken
Elke week komt er een stapel inkoopfacturen binnen van groothandels en onderaannemers. Iemand typt ze over, zoekt bij welk project ze horen en vraagt de werkvoorbereider of het klopt. Dat kan grotendeels vanzelf.
Herken je dit bij het inkoopfacturen verwerken?
Hoe het vaak gaat
- Facturen komen binnen in een algemene mailbox, op papier en via portalen.
- Iemand typt leverancier, bedrag en btw over, of controleert wat de scansoftware ervan maakte.
- Bij welk project hoort deze factuur? Dat moet worden nagevraagd.
- Een te hoge prijs of dubbel gefactureerd materiaal valt niemand op.
Als dit blok ligt
- Elke factuur wordt automatisch gelezen, ook een PDF of scan.
- Hij wordt vergeleken met de bestelling en wat er is geleverd.
- Klopt het, dan staat hij geboekt op het juiste project en de juiste kostensoort.
- Alleen afwijkingen komen bij een mens, met uitleg wat er niet klopt.
Three way matching, simpel uitgelegd
Three way matching klinkt als iets voor grote bedrijven met een inkoopafdeling. Het idee is eenvoudig: je betaalt pas als drie dingen kloppen. Voor een installateur ziet dat er zo uit:
| Document | Waar het vandaan komt | Wat we controleren |
|---|---|---|
| Bestelling | De inkooporder uit het project | Artikel, aantal, afgesproken prijs |
| Ontvangst | Pakbon, afmelding in de werkplaats of door de monteur | Wat er echt is geleverd |
| Factuur | De inkoopfactuur van de leverancier | Of die overeenkomt met de twee hierboven |
Is er nog geen nette bestelling, omdat er vaak telefonisch wordt besteld? Dan beginnen we met twee van de drie: factuur tegen bestelling of factuur tegen project. Het blok inkoop automatiseren maakt de bestelling later compleet.
Zo werkt de factuurverwerking straks
De factuur komt binnen
Op één vast mailadres voor inkoopfacturen, of via e-facturatie. Papieren facturen worden gescand of gefotografeerd en naar hetzelfde adres gestuurd.
De factuur wordt gelezen
Leverancier, factuurnummer, datum, regels, bedragen en btw. Ook het projectnummer of de referentie die de monteur bij de groothandel opgaf. Dubbele facturen worden herkend.
De factuur wordt gecontroleerd
Tegen de bestelling en de ontvangst, en tegen de prijsafspraken met die leverancier. Wat we vooraf als acceptabel afspreken, zoals een klein afrondingsverschil, gaat gewoon door.
Boeken op het project
De factuur staat in je boekhouding op de juiste grootboekrekening, het juiste project en de juiste kostensoort. Zo zie je de kosten per project zodra ze binnen zijn, niet pas bij de nacalculatie.
Wat altijd bij een mens komt
Automatische factuurverwerking betekent niet dat er niemand meer kijkt. Het betekent dat je alleen kijkt naar wat aandacht nodig heeft. Uitzonderingen komen in één lijst, bijvoorbeeld:
- een factuur zonder bestelling of zonder herkenbaar project;
- een prijs die hoger is dan afgesproken;
- meer gefactureerd dan er is geleverd;
- een nieuwe leverancier of een gewijzigd IBAN.
Dat laatste is geen detail: een gewijzigd rekeningnummer kan op fraude wijzen. Zo’n factuur gaat nooit vanzelf door.
Software en kosten
We verkopen geen factuurverwerking software. De facturen komen in de boekhouding die je al hebt, zoals Exact Online. Heb je al een programma om facturen te scannen en herkennen, dan bouwen we daarop verder in plaats van het te vervangen. Komt e-facturatie via Peppol jullie kant op, lees dan wat Peppol en e-facturatie betekenen.
Je betaalt één vaste prijs vooraf voor dit blok en een vast bedrag per maand voor onderhoud, met een harde limiet op de AI-kosten. Reken uit wat het overtypen nu kost, of plan een kennismaking en neem een stapel facturen van vorige maand mee.
Veelgestelde vragen
Wat is three way matching?
Je legt drie documenten naast elkaar: wat je hebt besteld, wat er is geleverd en wat er wordt gefactureerd. Komen die overeen, dan kan de factuur worden geboekt en betaald. Wijkt er iets af, dan kijkt een mens. Bij een technisch bedrijf voorkomt dat vooral dat je betaalt voor materiaal dat nooit op de bouwplaats kwam.
Werkt het ook met gescande facturen en PDF’s?
Ja. De meeste inkoopfacturen komen als PDF in de mail, soms als scan of foto. De AI-agent leest leverancier, factuurnummer, regels, bedragen en btw uit. Bij een slechte scan of een onbekende opmaak gaat de factuur naar kantoor, in plaats van dat er een gok wordt geboekt.
Wat doet crediteurenbeheer precies?
Crediteurenbeheer is alles rond de rekeningen die jij moet betalen: facturen ontvangen, controleren, goedkeuren, boeken en op tijd betalen. Dit blok automatiseert het ontvangen, controleren en boeken. Het betalen zelf blijft bij jou of je boekhouder.
Wat als een factuur niet klopt met de bestelling?
Dan wordt hij niet geboekt, maar komt hij in een lijst met uitzonderingen. Daarbij staat wat er afwijkt: een hogere prijs, meer stuks dan geleverd of een artikel dat niet besteld is. Iemand op kantoor beslist en de agent leert welke afwijkingen jullie wel accepteren.
Werkt dit met Exact Online?
Ja, Exact Online is een van de pakketten waar we het vaakst mee werken. Lees meer op Exact Online koppelen. Ook met andere boekhoudpakketten kan het; noem je pakket in het eerste gesprek.
Hebben we dit nog nodig als e-facturatie verplicht wordt?
Ja. Met e-facturatie via Peppol komt de factuur als gestructureerde data binnen, zodat het lezen makkelijker wordt. Maar controleren tegen bestelling en ontvangst en boeken op het juiste project moet nog steeds gebeuren. Zie Peppol en e-facturatie voor de actuele stand.