Inkoopproces automatiseren: bestellen vanuit het project
Een monteur belt dat hij fittingen mist, de werkvoorbereider bestelt via mail, en de orderbevestiging verdwijnt in een inbox. Wij zorgen dat inkoop uit het project zelf komt en dat je ziet wat er onderweg is.
Waar inkoop nu tijd en geld kost
Hoe het vaak gaat
- Materiaal wordt besteld via mail, telefoon en drie verschillende webshops.
- De materiaalstaat staat in Excel, los van de calculatie.
- Orderbevestigingen worden niet nagelopen. Een verkeerde levertijd zie je pas op de bouwplaats.
- Niemand weet precies wat er in de bussen en de werkplaats ligt, dus er wordt dubbel besteld.
Als dit blok ligt
- De inkooporder komt uit de materiaalstaat van het project.
- Artikelnummers kloppen, omdat ze uit dezelfde artikeldata komen.
- Orderbevestigingen worden vanzelf vergeleken met de bestelling.
- Afwijkingen in prijs, aantal of levertijd komen in één lijst bij de inkoper.
Van materiaalstaat naar inkooporder
Zo loopt een bestelling als het inkoopproces geautomatiseerd is.
De materiaalstaat komt uit het project
Uit de calculatie of de werkvoorbereiding, met artikelnummers, aantallen en de week waarin het materiaal nodig is. Wat al op voorraad ligt, gaat eraf.
De bestelling wordt klaargezet
Per groothandel een inkooporder, met het projectnummer en het afleveradres erop. De werkvoorbereider kijkt mee en verstuurt, of de bestelling gaat vanzelf als dat zo is afgesproken.
De orderbevestiging wordt gecontroleerd
Klopt het aantal, de prijs en de leverdatum met wat we bestelden? Zo ja, dan staat de order op bevestigd. Zo nee, dan krijgt de inkoper een melding met het verschil, nog voordat de vrachtwagen rijdt.
Levering en factuur sluiten aan
Wat binnenkomt, wordt afgemeld op de order. Daarmee ligt de basis voor het volgende blok: inkoopfacturen automatisch verwerken en controleren tegen bestelling en ontvangst.
Groothandels en 2BA-artikeldata
De meeste installateurs bestellen bij een paar vaste groothandels. Elk heeft een eigen bestelportaal, eigen artikelnummers en eigen manieren om een bevestiging te sturen. Daar zit veel van het handwerk.
Veel bedrijven in de installatie en bouw gebruiken 2BA, een gedeelde database met artikel- en prijsgegevens van fabrikanten en groothandels. Als je calculatie en je bestellingen dezelfde artikeldata gebruiken, hoeft niemand nog artikelnummers op te zoeken of over te typen. Gebruiken jullie het nog niet, dan kijken we of het past bij jullie software.
Hoe we met je bestaande pakketten verbinden, lees je bij koppelingen. Meestal gaat dat via de API of een export. Alle accounts blijven op naam van jouw bedrijf.
Voorraadbeheer op de bus en in de werkplaats
Voorraadbeheer bij een installatiebedrijf is geen groot magazijn, maar tien bussen en een werkplaats. Een vaste busvoorraad die vanzelf wordt aangevuld, scheelt veel ritjes naar de groothandel. Monteurs melden wat ze pakken in de app die ze al hebben. Werken jullie nu met voorraadbeheer in Excel? Lees dan ook Excel vervangen.
Eerst het inkoopproces vereenvoudigen
Voordat we iets automatiseren, kijken we mee met de mensen die nu bestellen. Drie vragen komen bijna altijd terug.
Monteur, werkvoorbereider of inkoper. Vaak doen ze het alle drie, elk op een eigen manier.
Uit de calculatie, uit een belletje of uit het hoofd. Hoe minder bronnen, hoe minder fouten.
Als het antwoord niemand is, zit daar de eerste winst. Dat is ook de eerste stap die we automatiseren.
Wat het kost
Ook inkoop is één blok met één vaste prijs vooraf en een vast bedrag per maand voor onderhoud. Er staat een harde limiet op de AI-kosten. Het begint met een gesprek van ongeveer twee uur, waarin we jullie inkoopproces samen doorlopen.
Of het loont, zie je als je uitrekent hoeveel uur er per week in bestellen, nabellen en zoeken gaat. Reken het uit met je eigen cijfers. Meer over hoe dit past bij de installatietechniek staat bij installatiebedrijven. Of plan een kennismaking en neem een paar orderbevestigingen mee.
Veelgestelde vragen
Verkopen jullie voorraadbeheer software?
Nee. We werken met wat er al staat: je bedrijfssoftware, je boekhouding, de bestelportalen van je groothandels of een Excel-lijst. Wij zorgen dat bestellingen, bevestigingen en voorraad met elkaar praten. Is er echt iets nodig, dan adviseren we, maar je kiest zelf.
Wat is 2BA?
2BA is een Nederlandse database met artikel- en prijsgegevens van fabrikanten en groothandels, veel gebruikt in de installatie- en bouwbranche. Veel bedrijfssoftware kan die gegevens inlezen. Gebruiken jullie 2BA al, dan bouwen we daarop voort, zodat artikelnummers in materiaalstaat en bestelling overeenkomen.
Kunnen we bij meerdere groothandels bestellen?
Ja. We spreken af welke groothandel voor welk soort materiaal de eerste keus is. De inkooporder gaat naar de juiste leverancier, via hun bestelportaal, een koppeling of een nette bestelmail. Hoe dat precies kan, verschilt per groothandel.
Vanaf welke tekening maak je de materiaalstaat?
Meestal vanaf de werktekening of het installatieschema dat bij de calculatie hoort. Wat telt, is dat de materiaalstaat uit dezelfde bron komt als de calculatie. Dan klopt de bestelling met wat er is verkocht, en zie je meerwerk sneller.
Wordt er dan alles automatisch besteld?
Alleen wat je vooraf afspreekt. Vaak beginnen we met conceptbestellingen die de werkvoorbereider of inkoper met één klik verstuurt. Grote bedragen of afwijkende artikelen komen altijd eerst bij een mens.
Werkt voorraadbeheer op de bus met een barcode scanner?
Dat kan, als je monteurs het willen gebruiken. Vaak is een telefoon met de app die ze al hebben genoeg om te melden wat ze uit de bus pakken. We kijken eerst wat jullie nu doen; soms is een vaste busvoorraad met een vaste aanvulronde al de grootste winst.