Exact Online koppeling: werkbonnen, facturen en debiteuren zonder overtypen
Exact Online is bij veel technische bedrijven de boekhouding. Maar werkbonnen, inkoopfacturen en betalingsherinneringen gaan er vaak nog met de hand in. Wij koppelen wat eromheen gebeurt aan Exact Online, zodat kantoor alleen nog controleert wat afwijkt.
Wat je rond Exact Online kunt automatiseren
Werkbonnen naar verkoopfacturen
De monteur sluit de werkbon af in de app. Uren, materiaal en klant gaan naar Exact Online en de factuur staat als concept klaar. Zo werkt werkbon naar factuur.
Automatische factuurverwerking voor inkoop
Inkoopfacturen van groothandels worden gelezen, gecontroleerd tegen de bestelling en klaargezet om te boeken. Wat niet klopt, komt in één lijst. Lees meer over inkoopfacturen verwerken.
Debiteurenbeheer in Exact Online
Openstaande posten komen uit Exact, herinneringen gaan op tijd weg en je ziet wie gebeld moet worden. Zie debiteurenbeheer automatiseren.
Projecten en uren
Houden jullie projecten in Exact Online bij, dan kunnen uren en kosten daar vanzelf op landen. Dan klopt de nacalculatie terwijl het project nog loopt. Meer bij projectadministratie.
Hoe de Exact Online API werkt, in het kort
Exact Online heeft een openbare API waarmee andere software gegevens kan lezen en wegschrijven, zoals relaties, artikelen en facturen. Een koppeling wordt aangemeld in het App Center van Exact. Daarna logt een gebruiker van jouw bedrijf in en geeft toestemming.
Twee dingen die we in de praktijk altijd meenemen:
- Administraties. Exact werkt per administratie. Hebben jullie er meer, dan leggen we vast welke koppeling in welke administratie mag schrijven.
- Rechten. De koppeling mag wat de Exact-gebruiker mag. Daarom maken we een eigen gebruiker aan, met alleen de rechten die het proces nodig heeft.
Meer over hoe zo’n koppeling in elkaar zit: wat is een API-koppeling.
E-facturatie via Peppol in Exact Online
Exact Online kan e-facturen via het Peppol-netwerk versturen en ontvangen. Dat zet je in Exact zelf aan. Wat wij doen: zorgen dat de factuur compleet uit de werkbon komt, met de juiste klantgegevens. Dan kan hij later ook als e-factuur de deur uit.
Het kabinet wil e-factureren tussen bedrijven in Nederland verplichten vanaf 1 juli 2030, maar de wet is nog niet aangenomen. Lees de stand van zaken in Peppol en e-facturatie.
Zo maken we een Exact Online koppeling
Proces doorlopen
Een gesprek van ongeveer twee uur met wie het werk nu doet. Welke werkbon wordt welke factuur, en wat moet eerst langs kantoor?
Toegang regelen op jouw naam
Een eigen Exact-gebruiker met beperkte rechten, en waar nodig een account voor het automatiseringsplatform. Alles op naam van je bedrijf.
Bouwen en testen met conceptfacturen
In het begin staan facturen als concept klaar. Kantoor kijkt mee tot de uitkomst elke keer klopt.
Live met logboek
Je ziet wat er naar Exact is gegaan en wat is blijven hangen. Elke twee weken bespreken we in twintig minuten wat opviel.
Wat we niet doen
We vervangen Exact Online niet en richten je boekhouding niet opnieuw in; dat blijft bij je boekhouder of accountant. We verkopen geen Exact-licenties. We automatiseren het werk dat nu tussen je andere systemen en Exact in zit. Zie ook alle koppelingen.
Veelgestelde vragen
Hebben jullie een officiële Exact Online-koppeling?
Nee. We zijn geen partner van Exact en verkopen geen app uit de Exact App Store. We bouwen een koppeling voor jouw proces via de Exact Online API, en die koppeling draait op accounts van jouw bedrijf.
Wat is het verschil met een kant-en-klare app uit de App Store?
Een kant-en-klare app koppelt twee pakketten op een vaste manier. Dat is prima als het precies past. Wij beginnen bij het proces: welke werkbon wordt welke factuur, wat moet eerst langs kantoor. Bestaat er een goede standaardkoppeling, dan zeggen we dat en bouwen we alleen wat ontbreekt.
Kan ik de Exact Online API ook met n8n gebruiken?
Ja, een platform als n8n kan de Exact Online API aanroepen. We gebruiken zulke platforms vaak zelf, met het account op jouw naam. Wanneer welk platform past, lees je bij n8n, Zapier en Make.
Werkt dit ook met Exact Globe?
Exact Globe is een ander product dan Exact Online, met andere koppelmogelijkheden. Ook daar is vaak iets te koppelen, maar de route verschilt. Noem het in het eerste gesprek, dan zoeken we het voor jouw versie uit.
Krijgen jullie toegang tot onze hele administratie?
Nee. De koppeling werkt met een eigen Exact-gebruiker op naam van je bedrijf, met alleen de rechten die het proces nodig heeft. Jij kunt die toegang op elk moment intrekken.
Kun je Syntess of Bouw7 aan Exact Online koppelen?
Dat is een van de vaakste vragen. Hoe het per pakket werkt, staat op Syntess koppelen en Bouw7 koppelen.