Betalingsherinnering voorbeeld: drie teksten die je zo kunt gebruiken
Het werk is af, de factuur is verstuurd en de betalingstermijn is voorbij. Hieronder vind je drie teksten voor een betalingsherinnering om te kopiëren, wanneer je welke stuurt en wat de regels zijn als je klant een particulier is.
In het kort
- Stuur de eerste herinnering kort na de vervaldatum, niet pas aan het eind van de maand.
- Houd de toon zakelijk en vriendelijk: bijna altijd is het vergeten of een administratieve kwestie.
- Bij particulieren mag je pas incassokosten rekenen na een kosteloze aanmaning met 14 dagen betaaltermijn.
- Bel bij grote bedragen of vaste klanten, in plaats van alleen te mailen.
Drie teksten voor een betalingsherinnering
Vervang wat tussen [haken] staat en kopieer de tekst in je mail of boekhoudpakket. De teksten zijn geschreven voor zakelijke klanten.
Eerste betalingsherinnering
Onderwerp: Herinnering factuur [factuurnummer] Beste [naam], Op [factuurdatum] hebben we factuur [factuurnummer] gestuurd voor [korte omschrijving, bijvoorbeeld: vervangen cv-ketel Lindelaan 14]. Het bedrag van [bedrag] stond open tot [vervaldatum]. Volgens onze administratie is het nog niet betaald. Misschien is het al onderweg, dan kun je deze mail negeren. Zo niet, wil je het bedrag dan overmaken op [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer]? Heb je een vraag over de factuur of klopt er iets niet? Laat het me weten, dan zoeken we het samen uit. De factuur zit als bijlage bij deze mail. Met vriendelijke groet, [naam] [bedrijfsnaam] | [telefoonnummer]
Tweede betalingsherinnering
Onderwerp: Tweede herinnering factuur [factuurnummer] Beste [naam], Op [datum eerste herinnering] stuurden we een herinnering voor factuur [factuurnummer] van [bedrag], met vervaldatum [vervaldatum]. We hebben de betaling nog niet ontvangen en ook niets van je gehoord. We vragen je het bedrag uiterlijk [datum, bijvoorbeeld over 7 dagen] over te maken op [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer]. Is er een reden dat de factuur nog openstaat, bijvoorbeeld een vraag over het werk of een afwijkend factuuradres? Bel me dan op [telefoonnummer]. Dan lossen we het op voordat het verder gaat. Met vriendelijke groet, [naam] [bedrijfsnaam]
Laatste herinnering (aanmaning)
Onderwerp: Laatste herinnering factuur [factuurnummer] Beste [naam], Ondanks onze herinneringen van [datum eerste herinnering] en [datum tweede herinnering] staat factuur [factuurnummer] van [bedrag] nog open. De vervaldatum was [vervaldatum]. Dit is onze laatste herinnering. Als het bedrag uiterlijk [datum] niet op [IBAN] staat, dragen we de vordering over aan [incassobureau of advocaat]. De incassokosten en de wettelijke handelsrente komen dan voor jouw rekening, zoals vermeld in onze algemene voorwaarden. Dat willen we liever voorkomen. Kun je niet in één keer betalen? Bel me vóór [datum] op [telefoonnummer], dan kijken we samen naar een betalingsregeling. Met vriendelijke groet, [naam] [bedrijfsnaam]
Wanneer stuur je welke herinnering?
| Moment | Wat je doet | Toon |
|---|---|---|
| Vervaldatum + 3 dagen | Eerste betalingsherinnering per mail, factuur als bijlage | Vriendelijk, gaat uit van vergeten |
| Vervaldatum + 17 dagen | Tweede herinnering met een nieuwe uiterste datum | Zakelijk, vraagt om reactie |
| Rond die uiterste datum | Bellen. Vaak blijkt er een klacht of een fout factuuradres achter te zitten | Persoonlijk |
| Daarna | Laatste herinnering met de gevolgen | Duidelijk, laat ruimte voor een regeling |
Dit ritme is een voorbeeld, geen regel. Kies er een en houd je eraan: klanten merken snel of je opvolgt of niet. Zonder afspraak geldt tussen bedrijven een betalingstermijn van 30 dagen. Spreek je zelf een termijn af, zet die dan op elke factuur.
De juiste toon voor zakelijke klanten in de bouw en installatie
In de bouw en installatie ken je je klanten vaak persoonlijk. Een aannemer waar je volgend jaar weer voor werkt, wil je niet met een dreigbrief wegjagen. Tegelijk is een factuur die drie maanden openstaat geld dat jij voorschiet.
- Maak het makkelijk om te betalen. Factuur als bijlage, bedrag, IBAN en kenmerk in de mail.
- Vraag naar de reden. Een openstaande factuur betekent vaak dat er een werkbon ontbreekt, een ordernummer mist of het werk nog niet is goedgekeurd.
- Stuur naar de juiste persoon. Bij grotere opdrachtgevers gaat de factuur naar crediteurenadministratie, niet naar de uitvoerder.
- Blijf feitelijk. Geen uitroeptekens, geen verwijten. Data en bedragen.
Komen veel facturen terug omdat er iets mist, dan zit het probleem eerder in het proces. Een factuur zonder ordernummer of zonder getekende werkbon wordt bij grote opdrachtgevers vaak gewoon niet betaald. Zie ook wat er op een goede werkbon staat.
Betalingsherinnering aan een particulier: de 14-dagenbrief
Werk je voor particulieren, dan gelden strengere regels. Voordat je incassokosten mag rekenen, moet je een kosteloze aanmaning sturen: de 14-dagenbrief. Daarin staat:
- dat de klant nog 14 dagen heeft om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief;
- welk bedrag aan incassokosten je rekent als hij niet binnen die termijn betaalt.
Gebruik voor de termijn een formulering als ‘binnen 14 dagen na de dag van ontvangst van deze brief’. Een termijn die loopt vanaf de datum van de brief, zoals ‘binnen 14 dagen na dagtekening’, kan ertoe leiden dat een rechter de incassokosten afwijst. De Rechtspraak geeft hiervoor een aanbeveling over de 14-dagenbrief op rechtspraak.nl.
De wettelijke incassokosten zijn een staffel: hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage. Het minimum is 40 euro. Voor particulieren reken je daarnaast de wettelijke rente voor niet-handelstransacties, voor bedrijven de wettelijke rente voor handelstransacties. De actuele bedragen en percentages staan op ondernemersplein.overheid.nl. Twijfel je, vraag het na bij je incassobureau of jurist voordat je kosten rekent.
Betalingsherinneringen automatisch versturen
Herinneringen sturen is precies het soort werk dat blijft liggen als het druk is. Daarom kun je het beter niet afhankelijk maken van iemand die eraan moet denken. De meeste boekhoudpakketten hebben een functie voor herinneringen of aanmaningen. Kijk in je eigen pakket hoe die is ingesteld en of iemand hem echt gebruikt.
Wat zo’n standaardfunctie meestal niet weet, is wat er buiten de boekhouding speelt. Heeft de klant gebeld over een lekkage na oplevering? Ontbreekt er een getekende werkbon? Dan wil je geen automatische aanmaning. Bij debiteurenbeheer automatiseren lees je hoe Bouwtomation herinneringen laat lopen met die context erbij, als één van de bedrijfsprocessen die we automatiseren. Benieuwd of dat bij jullie past? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Wanneer stuur ik een betalingsherinnering?
Een paar dagen nadat de betalingstermijn is verlopen. Wacht niet weken: hoe langer een factuur openstaat, hoe lastiger het wordt. Een vast ritme helpt, bijvoorbeeld de eerste herinnering op dag 3 na de vervaldatum, de tweede op dag 17 en de laatste herinnering daarna.
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
In de praktijk is een betalingsherinnering een vriendelijk seintje en een aanmaning een formele brief met een laatste termijn en de gevolgen als er niet wordt betaald. Bij particulieren moet je eerst een kosteloze aanmaning met een termijn van 14 dagen sturen voordat je incassokosten mag rekenen.
Hoeveel betalingsherinneringen moet ik sturen?
Er is geen vast aantal. Twee herinneringen en een laatste herinnering is gangbaar. Daarna kies je: bellen, een incassobureau inschakelen of het laten rusten. Bel bij een vaste zakelijke klant liever eerst voordat je zwaarder geschut inzet.
Mag ik incassokosten rekenen aan een zakelijke klant?
Ja. Bij zakelijke klanten ben je niet verplicht om eerst een aanmaning te sturen. Heb je in je contract of voorwaarden niets anders afgesproken, dan geldt de wettelijke regeling, met een minimum van 40 euro. Zie ondernemersplein.overheid.nl voor de actuele regels.
Kan ik betalingsherinneringen automatisch laten versturen?
Ja. De meeste boekhoudpakketten kunnen herinneringen sturen op basis van de vervaldatum. Wat vaak ontbreekt, is de afstemming met de rest van het bedrijf: een klant met een openstaande klacht hoort geen automatische aanmaning te krijgen. Lees hoe dat werkt bij debiteurenbeheer automatiseren.