Wat is RPA, en wat is het verschil met een AI-agent?
RPA, robots, AI-agents: het lijkt allemaal op elkaar. Toch werken ze heel anders, en dat maakt uit voor wat je ermee kunt. Hier lees je wat RPA betekent, waar het goed in is, waar het vastloopt, en wanneer een AI-agent beter past.
In het kort
- RPA is software die het klik- en typwerk van een mens nadoet, volgens een vast script.
- Sterk bij taken die altijd hetzelfde gaan, in software zonder koppeling.
- Kwetsbaar als een scherm verandert of de invoer net anders is.
- Een AI-agent begrijpt de inhoud en kan omgaan met mails, pdf’s en foto’s.
- Eerste keuze is meestal een koppeling, dan een agent, en RPA voor wat overblijft.
Wat is RPA? De betekenis
RPA staat voor robotic process automation. Het woord robot klinkt groot, maar een RPA-robot is gewoon een programma op een computer of server. Het doet na wat een medewerker doet: inloggen, een scherm openen, een getal kopiëren, ergens anders plakken, op opslaan drukken.
Je “leert” de robot een taak door hem stap voor stap te laten zien wat hij moet doen, of door het script te bouwen in een visuele editor. Daarna herhaalt hij het, zo vaak als nodig, zonder koffiepauze.
Hoe werkt RPA in de praktijk?
Stel: elke ochtend downloadt iemand op kantoor een overzicht van openstaande bestellingen uit het portaal van een groothandel en zet de regels in een Excel-lijst. Een RPA-robot kan dat overnemen: inloggen op het portaal, op de juiste knop drukken, het bestand openen en de regels kopiëren. Precies zoals het is voorgedaan.
RPA-software en tools
Bekende RPA-platformen zijn UiPath, Automation Anywhere en Blue Prism, vooral in gebruik bij grote organisaties. Voor kleinere bedrijven is Power Automate Desktop van Microsoft vaak het bekendst, omdat het aansluit op Windows en Microsoft 365. De meeste RPA-tools werken met een visuele editor waarin je stappen achter elkaar zet.
Waar RPA goed in is, en waar het vastloopt
Sterk
- Werkt met oude software die geen koppeling of API heeft.
- Doet een vaste taak foutloos en elke keer hetzelfde.
- Je hoeft de software zelf niet aan te passen.
Zwak
- Een knop die verschuift of een nieuwe versie van een programma, en de robot stopt.
- Kan niet goed om met rommelige invoer zoals een mail, een foto of een pdf met wisselende opmaak.
- Snapt niet wat hij doet, dus ziet ook niet wanneer iets raar is.
- Vraagt onderhoud elke keer dat er iets verandert.
Het verschil tussen RPA en een AI-agent
Een AI-agent krijgt geen script maar een doel. Hij gebruikt een taalmodel om te begrijpen wat hij voor zich heeft, en kiest zelf de volgende stap binnen de regels die je afspreekt. Meestal werkt een agent via koppelingen met je software in plaats van via het scherm.
Neem een inkoopfactuur van een nieuwe leverancier, met een opmaak die je nog nooit hebt gezien. Een RPA-robot zoekt het factuurnummer op de plek waar het altijd staat, en vindt het niet. Een agent leest de factuur zoals een mens dat doet, vindt het factuurnummer, het bedrag en het projectnummer, en vergelijkt die met de bestelling. Twijfelt hij, dan gaat de factuur naar kantoor.
Het nadeel van een agent: hij is niet altijd voorspelbaar op dezelfde manier als een script. Daarom bouw je controles in en kijkt een mens mee bij alles wat afwijkt.
| RPA | AI-agent | |
|---|---|---|
| Werkt op basis van | Een vast script | Een doel, regels en controles |
| Verbinding met software | Via het scherm, zoals een mens | Meestal via een API-koppeling |
| Rommelige invoer (mail, pdf, foto) | Lastig | Goed |
| Als een scherm verandert | Stopt of doet het verkeerd | Geen probleem bij een koppeling |
| Voorspelbaarheid | Hoog, zolang alles gelijk blijft | Goed, met controles en een mens die meekijkt |
| Past bij | Vaste taken in software zonder koppeling | Taken waar lezen en beoordelen bij hoort |
Wanneer kies je wat?
Voor een technisch bedrijf werkt deze volgorde meestal het best:
- Kan het simpeler? Soms is een stap overbodig. Die hoef je niet te automatiseren.
- Is er een koppeling? Als je werkbon-app en boekhouding een API hebben, is een API-koppeling de stabielste route.
- Moet er gelezen of beoordeeld worden? Mails, facturen, werkbonnen met vrije tekst: dan past een AI-agent.
- Is er alleen een scherm? Oude software zonder koppeling, en de taak is altijd gelijk: dan kan RPA uitkomst bieden.
Ze sluiten elkaar ook niet uit. Een agent kan een factuur lezen en een RPA-robot de gegevens in een oud pakket laten invoeren. Lees ook wat is workflow-automatisering voor de bredere kijk.
Bij Bouwtomation kiezen we per proces wat past, en dat is vaak een koppeling met een agent erachter. We beginnen bij het proces, niet bij de techniek. Meer daarover op bedrijfsprocessen automatiseren, of plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Waar staat RPA voor?
RPA is de afkorting van robotic process automation. Het betekent dat software het werk nadoet dat een mens achter een computer doet: schermen openen, velden invullen, knoppen aanklikken, gegevens kopiëren van het ene programma naar het andere.
Is RPA een vorm van AI?
Klassieke RPA niet. Een RPA-robot volgt een vast script en denkt niet na over wat hij ziet. Wel voegen de grote RPA-platformen steeds vaker AI toe, bijvoorbeeld om documenten te lezen. Dan schuift het richting een AI-agent.
Wanneer kies je voor RPA?
Als een taak altijd precies hetzelfde gaat, in software die geen koppeling of API heeft, en de schermen zelden veranderen. Bijvoorbeeld elke ochtend een rapport downloaden uit een oud programma en in een map zetten.
Kan RPA facturen verwerken?
RPA kan gegevens van een factuur overzetten als die altijd hetzelfde formaat heeft. Bij inkoopfacturen van tientallen leveranciers, elk met een eigen opmaak, loopt RPA snel vast. Daar werkt een agent die de factuur leest beter. Zie inkoopfacturen verwerken.
Heb ik een RPA-consultant nodig?
Voor grote RPA-trajecten in grote organisaties vaak wel. Voor een technisch bedrijf met een klein kantoor is het slimmer om eerst te kijken of het proces simpeler kan en of er een koppeling bestaat. RPA is dan meestal de laatste keuze, niet de eerste.