Wat is workflow automatisering? Uitleg met voorbeelden uit een technisch bedrijf

Een workflow is een vaste volgorde van stappen om iets gedaan te krijgen. Een offerteaanvraag komt binnen, iemand maakt een offerte, die gaat naar de klant, na een week wordt er nagebeld. Dat is een workflow, ook als niemand hem zo noemt.

Workflow automatisering betekent dat software die stappen uitvoert of klaarzet, zonder dat iemand eraan hoeft te denken. Niet het hele werk verdwijnt. Wat verdwijnt is het doorgeven, overtypen en onthouden.

Triggers en acties

Elke geautomatiseerde workflow bestaat uit twee soorten bouwstenen:

• Een trigger: de gebeurtenis die de workflow start. Een nieuwe mail in de inbox, een werkbon die op “afgerond” springt, een factuur die dertig dagen openstaat, elke maandag om acht uur.
• Acties: wat er daarna gebeurt. Een regel aanmaken in de boekhouding, een mail sturen, een taak zetten bij de planner, een bestand in de juiste projectmap zetten.

Daartussen zitten vaak voorwaarden: alleen als het bedrag boven een grens ligt, alleen als de klant een onderhoudscontract heeft. Daar wordt een workflow slim of juist ingewikkeld.

Een paar workflows die bij installateurs, aannemers en staalbouwers vaak met de hand gaan:

• Werkbon naar factuur. Trigger: werkbon afgerond. Acties: gegevens naar de boekhouding, conceptfactuur klaarzetten, afwijkingen naar kantoor. Zie werkbon naar factuur.
• Offertes opvolgen. Trigger: offerte tien dagen verstuurd zonder reactie. Actie: opvolgmail of een belverzoek bij de verkoper. Zie offertes opvolgen.
• Betalingsherinneringen. Trigger: factuur over de vervaldatum. Actie: herinnering in de juiste toon, en na de tweede een seintje aan jou.
• Onderhoudscontracten. Trigger: onderhoud komt eraan. Actie: afspraak voorstellen, planning vullen, na afloop factureren.
• Mail op de juiste plek. Trigger: mail met een projectnummer. Actie: bijlage in de projectmap, melding bij de projectleider.
• CRM bijwerken. Trigger: nieuwe aanvraag via de website. Actie: klant en aanvraag in het CRM of de offertemodule, met een taak voor de verkoper.

Er zijn drie soorten plekken waar workflows kunnen draaien:

• In je eigen software. Veel boekhoud- en installatiepakketten hebben ingebouwde regels, zoals automatische herinneringen. Kijk daar eerst; het is vaak al betaald.
• Automatiseringsplatformen. Zapier, Make, n8n en Microsoft Power Automate verbinden programma’s met elkaar via kant-en-klare blokken. Welke past, lees je op n8n, Zapier of Make.
• Een eigen koppeling. Als er geen kant-en-klaar blok bestaat, kan een API-koppeling twee systemen direct verbinden.

Klassieke workflow automatisering volgt regels: als dit, dan dat. Dat werkt prima zolang de gegevens netjes in velden staan. Maar veel kantoorwerk begint met iets rommeligs: een mail van een klant, een pdf van een leverancier, een foto van een werkbon.

Daar komt AI binnen. Een AI-stap kan een mail lezen en zeggen of het een storing of een offerteaanvraag is, of uit een inkoopfactuur het bedrag en het projectnummer halen. Gaat de AI ook zelf bepalen welke stappen er volgen, dan heet het een AI-agent. Wil je weten hoe dat zich verhoudt tot robots die schermen nadoen, lees dan RPA of AI-agent.

Kies niet de workflow die het meest indruk maakt, maar degene die het meest oplevert met het minste gedoe. Deze vragen helpen:

• Komt het elke week, liefst elke dag, terug?
• Is er een duidelijk begin (de trigger) en een duidelijk eind?
• Gaat het nu vaak mis, of blijft het liggen?
• Staan de gegevens al digitaal, of kun je dat eerst regelen?
• Weet je wie er nu verantwoordelijk voor is?

Schrijf de workflow op zoals hij nu loopt, met een procesbeschrijving. Vaak zie je dan al een stap die weg kan. Pas daarna automatiseer je.

Zo werken we ook bij Bouwtomation: één proces tegelijk, eerst analyseren en optimaliseren, dan automatiseren in je eigen software. Lees hoe op bedrijfsprocessen automatiseren of plan een kennismaking.