Faalkosten in de bouw en installatie: waar de administratie geld lekt
Bij faalkosten denk je aan een lekkende leiding of een verkeerd geplaatst kozijn. Maar een deel van het geld lekt weg op kantoor: in overtypen, navragen, vergeten meerwerk en facturen die te laat gaan. Hier lees je wat faalkosten zijn en wat je eraan kunt doen.
In het kort
- Faalkosten zijn kosten die ontstaan omdat iets niet in één keer goed gaat.
- Een gemeten sectorcijfer bestaat niet; onderzoek van ABN AMRO noemt een inschatting van rond de 5 procent.
- Een deel van de faalkosten ontstaat op kantoor, door informatie die niet klopt of te laat komt.
- Meet eerst bij jezelf en pak één oorzaak tegelijk aan.
Wat zijn faalkosten?
Faalkosten zijn alle kosten die je maakt omdat iets niet volgens plan ging. ABN AMRO omschrijft ze in het rapport Verspilde moeite als de kosten om iets te herstellen dat niet volgens de specificaties is gemaakt, plus de kosten om iets aan te passen dat niet aan de verwachting van de klant voldoet.
Op de bouw zijn ze zichtbaar: een leiding die opnieuw moet, een monteur die terug moet omdat er een onderdeel ontbrak. Op kantoor zijn ze onzichtbaar. Niemand boekt ‘twee uur zoeken naar de juiste werkbon’ als faalkosten. Toch is het precies dat.
Hoeveel faalkosten zijn er in de bouw?
Je ziet online veel percentages voorbijkomen. Weinig ervan hebben een duidelijke bron. Het onderzoek dat het vaakst wordt aangehaald, is Verspilde moeite van ABN AMRO (2019) op abnamro.nl:
- Van de 151 mensen uit de sector die meededen aan de enquête, schatte 39 procent de faalkosten op 5 procent of meer.
- Het rapport rekent met een gemiddelde van 5 procent. Op een sectoromzet van ruim 100 miljard euro is dat ongeveer 5 miljard euro per jaar.
- Bij producenten van bouwmaterialen, adviseurs en installateurs schatte het grootste deel de faalkosten op 5 procent of meer. Hoofd- en onderaannemers waren positiever.
Belangrijk om te weten: dit zijn inschattingen van ondervraagden, geen metingen. Gebruik het cijfer als aanwijzing dat het om veel geld gaat, niet als norm voor je eigen bedrijf. Wat het bij jullie is, weet je pas als je het zelf bijhoudt.
Oorzaken van faalkosten op kantoor
Het onderzoek noemt communicatie, voorbereiding en tijdsdruk als belangrijke oorzaken. Op kantoor ziet dat er zo uit.
| Oorzaak | Hoe het eruitziet | Wat het kost |
|---|---|---|
| Verkeerde of onvolledige informatie | Monteur krijgt een oud adres of mist de tekening; materiaal klopt niet met de opdracht | Een extra rit, wachttijd, een tweede bestelling |
| Dubbel invoeren | Werkbon wordt overgetypt in de boekhouding, uren in het loonpakket en het project | Uren op kantoor, plus typfouten die later weer tijd kosten |
| Gemist meerwerk | Extra werk staat niet op de werkbon of komt niet bij kantoor | Werk dat je doet maar niet factureert |
| Late of onvolledige facturen | Factuur gaat weken na het werk, of komt terug omdat het ordernummer mist | Langer wachten op je geld, meer herinneringen |
| Inkoop zonder projectnummer | Inkoopfacturen worden niet of verkeerd aan projecten gekoppeld | Een nacalculatie die niet klopt, verkeerde prijzen in volgende offertes |
| Planning die niet bijgewerkt wordt | Wijzigingen staan in een mail, de monteur rijdt naar de oude klus | Verloren uren, een ontevreden klant |
Het gemeenschappelijke patroon: dezelfde informatie staat op meerdere plekken, en ergens tussen die plekken gaat iets mis. Elke keer dat iemand iets overneemt van het ene systeem naar het andere, kan het fout gaan.
Faalkosten verminderen: zo begin je
Houd een maand bij wat er misgaat
Een simpele lijst op kantoor: wat ging er mis, hoeveel tijd kostte het, waar kwam het door? Teruggekomen facturen, extra ritten, navragen bij monteurs. Na een maand zie je patronen.
Kies de grootste oorzaak
Niet alles tegelijk. Als de helft van de lijst over werkbonnen gaat, begin daar. Een procesbeschrijving van dat ene proces laat zien waar het precies misgaat.
Maak het proces eerst simpeler
Vaak kan er een stap uit. Een formulier dat niemand gebruikt, een controle die dubbel gebeurt, een Excel-lijst naast het systeem. Wat weg is, kan niet meer misgaan.
Automatiseer wat overblijft
Het overtypen, het doorzetten en het controleren op ontbrekende velden. Dat is werk waar een systeem beter in is dan een mens aan het eind van een lange dag.
Waar Bouwtomation in past
Bouwtomation pakt de administratieve kant van faalkosten aan, één proces tegelijk: eerst kijken waar het misgaat, dan het proces simpeler maken, dan pas automatiseren. Bijvoorbeeld werkbon naar factuur, zodat er niets meer wordt overgetypt, of projectadministratie, zodat meerwerk en inkoop op het juiste project landen.
Hoe die aanpak werkt, lees je bij bedrijfsprocessen automatiseren. Wil je weten wat het overtypen en navragen jullie nu kost, reken het uit met je eigen cijfers of plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Wat zijn faalkosten?
Faalkosten zijn kosten die je maakt omdat iets niet in één keer goed gaat. Denk aan herstelwerk, een tweede rit naar de klant, verkeerd besteld materiaal of uren die je niet kunt factureren. Het zijn kosten die geen waarde toevoegen voor de klant.
Hoeveel procent faalkosten zijn er in de bouw?
Een harde meting voor de hele sector bestaat niet. In het rapport Verspilde moeite van ABN AMRO (2019) schatte 39 procent van de 151 ondervraagden de faalkosten op 5 procent of meer. Het rapport rekent met een gemiddelde van 5 procent. Dat is een inschatting van mensen uit de sector, geen gemeten cijfer.
Wat zijn de oorzaken van faalkosten in de bouw?
In het genoemde onderzoek worden communicatieproblemen gezien als een van de belangrijkste oorzaken, naast slechte voorbereiding en tijdsdruk. Op kantoor zie je dat terug als verkeerde informatie, dubbel invoeren, vergeten meerwerk en facturen die te laat of onvolledig de deur uit gaan.
Hoe kan ik faalkosten verminderen?
Begin met meten: houd een maand bij waar het misgaat en wat het kost. Pak daarna de grootste oorzaak aan, niet alles tegelijk. Vaak gaat het om informatie die op één plek moet staan in plaats van in mail, app en Excel.