Meerwerk registreren en factureren zonder discussie
De monteur legt een extra leiding aan omdat het niet anders kan. Drie maanden later wil de klant er niet voor betalen, want ‘dat zat er toch bij’. Hier lees je hoe je meerwerk op de bouw vastlegt, zodat de factuur geen discussie wordt.
In het kort
- Meerwerk is werk buiten de afgesproken opdracht. Minderwerk is werk dat vervalt.
- Discussie ontstaat meestal omdat het niet direct is vastgelegd.
- Leg meerwerk vast op het moment zelf: werkbon, foto en akkoord van de klant.
- Factureer het snel, met een verwijzing naar die registratie.
Wat is meerwerk in de bouw en installatie?
Meerwerk is alles wat je doet bovenop de opdracht. De opdracht is wat in de offerte, het bestek of de aannemingsovereenkomst staat. Meerwerk ontstaat op drie manieren:
- De klant wil iets extra. Een extra stopcontact, een ander type radiator, een buitenkraan erbij.
- De situatie blijkt anders. Asbest achter de kast, een leiding die niet ligt waar de tekening zegt, rot hout onder de dakbedekking.
- Er verandert iets in het ontwerp. De architect of hoofdaannemer past de tekening aan terwijl je al bezig bent.
Minderwerk is het omgekeerde: werk dat in de opdracht stond maar vervalt. Ook dat leg je vast, want het hoort netjes verrekend te worden.
Waarom meerwerk zo vaak tot discussie leidt
Op de bouw gaat het snel. De klant vraagt iets, de monteur zegt ‘komt goed’ en doet het. Niemand denkt op dat moment aan de factuur. Weken later krijgt de klant een rekening die hoger is dan de offerte, zonder dat hij het verband nog ziet.
De meest voorkomende oorzaken:
- Het akkoord was mondeling, met iemand die er nu niet meer over gaat.
- De prijs is vooraf niet genoemd, dus de klant schrikt van het bedrag.
- Het meerwerk staat niet apart op de werkbon, maar zit verstopt tussen de gewone uren.
- Er zijn geen foto’s van de situatie die het meerwerk nodig maakte.
- De factuur komt pas bij de eindafrekening, maanden later.
Meerwerk vastleggen op de bouw
Vier stappen die de monteur of uitvoerder ter plekke kan doen, in een paar minuten.
Benoem het als meerwerk, voordat je begint
Zeg tegen de klant dat dit buiten de opdracht valt en dat het apart wordt gerekend. Noem een indicatie van de kosten als je die hebt. Zo wijs je de klant ook tijdig op de prijsverhoging, wat de wet vraagt voordat je een meerprijs mag rekenen.
Maak foto’s
Van de situatie vooraf, en waar nodig van het resultaat. Een foto van een gescheurde leiding of een afwijkende meterkast zegt meer dan een halve pagina tekst.
Zet het apart op de werkbon
Een eigen regel of blok voor meerwerk: wat, waarom, hoeveel uur, welk materiaal. Niet bij de gewone uren. Een voorbeeld staat bij werkbon voorbeeld en sjabloon.
Laat de klant akkoord geven
Een handtekening op de werkbon, een akkoord in de werkbon-app of een korte bevestiging per mail of app. Noteer wie akkoord gaf, en wanneer. Bij een hoofdaannemer: check wie er namens hen mag tekenen.
Meerwerk factureren
Een meerwerkfactuur of meerwerknota werkt het beste als de klant hem kan terugleggen naar het moment zelf. Zet erop:
- een duidelijke omschrijving en de datum waarop het is uitgevoerd;
- een verwijzing naar de werkbon of de meerwerkopdracht, met het nummer;
- uren en materiaal apart, tegen de tarieven uit je offerte of contract;
- wie er akkoord gaf, en de foto’s als bijlage als dat helpt.
Houd bij grotere projecten een meerwerklijst bij: alle meer- en minderwerkposten met status (gemeld, akkoord, uitgevoerd, gefactureerd). Dan zie je in één keer wat er nog openstaat en vergeet je niets bij de eindafrekening. Meerwerk dat niet wordt gefactureerd, komt in de nacalculatie terug als verlies.
Meerwerk en het aannemingsrecht
Voor aanneming van werk staan de basisregels in het Burgerlijk Wetboek. De belangrijkste voor meerwerk is artikel 7:755 BW: een aannemer kan een prijsverhoging in de regel alleen rekenen als hij de opdrachtgever daar tijdig op heeft gewezen, tenzij de opdrachtgever die noodzaak zelf had moeten begrijpen. Je leest de tekst op wetten.overheid.nl.
Werk je onder de UAV 2012 of de UAV-GC, dan staan daar eigen afspraken over meer- en minderwerk en de verrekening ervan. Kijk in je contract welke voorwaarden van toepassing zijn. Bij een concreet geschil is een jurist bouwrecht de juiste persoon; deze pagina is geen juridisch advies.
Meerwerk dat niet meer kan wegvallen
Vaak is het vastleggen niet eens het probleem, maar wat erna gebeurt. Het meerwerk staat op een werkbon, in een mail of in een appje van de uitvoerder, en iemand op kantoor moet het daar weer uit halen.
Bouwtomation richt dat in binnen jullie eigen software: meerwerk van de werkbon komt vanzelf op de meerwerklijst van het project, gaat zonder akkoord eerst naar kantoor en staat bij de volgende factuur klaar. Lees hoe dat werkt bij projectadministratie en werkbon naar factuur, of bekijk alle bedrijfsprocessen die we automatiseren. Wil je weten waar het bij jullie blijft hangen? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Wat is meerwerk?
Meerwerk is werk dat je uitvoert bovenop wat in de opdracht of offerte is afgesproken. Bijvoorbeeld een extra groep in de meterkast, een leiding die moet worden omgelegd of een wens van de klant tijdens het werk. Het wordt apart verrekend, bovenop de afgesproken prijs.
Wat is minderwerk?
Minderwerk is het omgekeerde: werk uit de opdracht dat toch niet wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld omdat de klant een onderdeel schrapt of het zelf doet. Minderwerk wordt meestal verrekend met de aanneemsom. Leg het net zo zorgvuldig vast als meerwerk.
Moet de klant akkoord geven op meerwerk?
Volgens het Burgerlijk Wetboek kan een aannemer een prijsverhoging voor meerwerk in de regel alleen rekenen als hij de opdrachtgever tijdig heeft gewezen op de noodzaak daarvan, tenzij de opdrachtgever dat zelf had moeten begrijpen (artikel 7:755 BW). Een vastgelegd akkoord van de klant, ook als het een appje of een handtekening op de werkbon is, is daarom je beste bewijs.
Wie moet meerwerk bewijzen?
Wie meerwerk factureert en betaald wil krijgen, moet bij discussie kunnen laten zien dat het buiten de opdracht viel en dat de klant ervan wist. Een werkbon met omschrijving, foto’s, uren en akkoord maakt dat veel eenvoudiger. Bij een groot geschil vraag je advies aan een jurist bouwrecht.
Wanneer factureer ik meerwerk?
Zo snel mogelijk, liefst kort nadat het is uitgevoerd of bij de eerstvolgende termijn. Hoe langer je wacht, hoe minder de klant zich herinnert en hoe groter de kans op discussie. Wacht in elk geval niet tot de eindafrekening als je contract dat niet vraagt.