Nacalculatie: wat het is en hoe je het bijhoudt
Bij veel technische bedrijven blijkt pas maanden na oplevering of een project iets heeft opgeleverd. Dan valt er niets meer bij te sturen. Hier lees je wat nacalculatie betekent, hoe je het bijhoudt en waarom het eerder moet.
In het kort
- Nacalculatie vergelijkt de werkelijke kosten van een project met de voorcalculatie.
- ‘Op nacalculatie’ werken betekent dat de klant de werkelijke uren en het werkelijke materiaal betaalt.
- Een nacalculatie is zo goed als de uren en inkoop die op het juiste project zijn geboekt.
- Bijhouden tijdens het project levert meer op dan een overzicht na oplevering.
Nacalculatie: de betekenis
Nacalculatie is de rekensom achteraf. Je had vooraf berekend dat een project zoveel uren, zoveel materiaal en zoveel onderaanneming zou kosten. Bij de nacalculatie zet je daar de werkelijke cijfers naast.
Daar heb je twee dingen aan. Je ziet of dit project geld heeft opgeleverd. En je leert iets voor de volgende offerte: zat je structureel te krap op uren bij renovatiewerk, of rekende je te veel materiaal bij nieuwbouw? Zonder nacalculatie calculeer je volgend jaar met dezelfde aannames.
Op nacalculatie of tegen een vaste prijs?
Het woord nacalculatie wordt ook gebruikt voor een manier van afrekenen.
Op nacalculatie (in regie)
- De klant betaalt de werkelijke uren en het werkelijke materiaal.
- Handig als de omvang vooraf niet goed te bepalen is, zoals bij storingen of renovatie.
- De klant wil wel kunnen zien waar de uren in zitten.
- Goede werkbonnen zijn je onderbouwing.
Vaste prijs (aanneemsom)
- De klant weet vooraf wat hij betaalt.
- Het risico van tegenvallers ligt bij jou.
- Wat buiten de afspraak valt, is meerwerk.
- Nacalculatie laat zien of je prijs klopte.
Ook bij een vaste prijs maak je dus een nacalculatie, alleen voor jezelf. En bij werk in regie is de nacalculatie tegelijk de basis voor de factuur. Spreek bij regiewerk vooraf de tarieven af en leg vast hoe je uren en materiaal verantwoordt.
Nacalculatie voorbeeld
Een verzonnen project: een installatiebedrijf legt de installatie aan in een kleine bedrijfshal, tegen een vaste prijs.
| Kostensoort | Voorcalculatie | Werkelijk | Verschil |
|---|---|---|---|
| Arbeid monteurs | 120 uur | 146 uur | 26 uur meer |
| Materiaal | € 18.000 | € 18.900 | € 900 meer |
| Onderaanneming (boorwerk) | € 2.500 | € 2.500 | gelijk |
| Huur hoogwerker | € 600 | € 1.050 | € 450 meer |
| Meerwerk gefactureerd | n.v.t. | € 1.200 | extra opbrengst |
Wat zegt dit? Er zijn 26 uur meer gemaakt dan begroot. Bij navragen blijkt dat een deel daarvan meerwerk was dat niet als meerwerk is vastgelegd: de klant wilde extra aansluitpunten, de monteur deed het, maar het kwam niet op de werkbon. De hoogwerker stond langer omdat de planning van de aannemer schoof.
Dat zijn twee lessen voor het volgende project: meerwerk direct vastleggen (zie meerwerk registreren) en wachttijd door anderen benoemen in je uitgangspunten.
Hoe maak je een nacalculatie in de bouw en installatie?
Begin met een voorcalculatie per kostensoort
Arbeid, materiaal, onderaanneming, materieel en overige kosten apart. Een totaalbedrag kun je niet nacalculeren.
Boek alles op een projectnummer
Uren van monteurs, inkoopfacturen, bonnetjes van de groothandel en huur van materieel. Zonder projectnummer moet iemand later raden waar een factuur bij hoort.
Maak tussenstanden
Elke week of bij elke termijnfactuur: hoeveel van het budget is op, en hoeveel van het werk is klaar? Loopt het eerste harder dan het tweede, dan weet je het nu.
Sluit af en leer ervan
Na oplevering: waar zaten de verschillen, en wat pas je aan in je calculatie of je offertes? Bespreek het kort met de projectleider en de calculator.
Waarom de nacalculatie meestal te laat komt
Bijna elk technisch bedrijf weet dat nacalculatie belangrijk is. Toch gebeurt het vaak pas weken na oplevering, of niet. Dat ligt zelden aan onwil. Het ligt aan de gegevens:
- Uren komen binnen op papier of in een app die niet aan het project is gekoppeld.
- Inkoopfacturen worden geboekt zonder projectnummer, of op het verkeerde project.
- Meerwerk staat in een appje van de uitvoerder in plaats van op de werkbon.
- De cijfers staan in drie systemen en iemand moet ze in Excel bij elkaar zetten.
Los je dat op, dan wordt nacalculatie geen klus meer maar een overzicht dat er gewoon is. Dan zie je tijdens het project al dat een post uit de hand loopt, in plaats van achteraf.
Nacalculatie in je software bijhouden
Veel bouw- en installatiepakketten hebben een nacalculatie per project. Die werkt alleen als de uren, de inkoop en het meerwerk er ook echt in komen, en op het juiste project. Daar zit meestal het handwerk: overtypen, navragen en corrigeren.
Bouwtomation automatiseert dat deel binnen de software die je al hebt: uren en inkoopfacturen komen vanzelf op het juiste project, en afwijkingen worden gemeld terwijl het project loopt. Hoe dat werkt, lees je bij projectadministratie en inkoopfacturen verwerken. Het bredere verhaal staat bij bedrijfsprocessen automatiseren. Wil je het voor jullie projecten doorlopen? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Wat is nacalculatie?
Nacalculatie is het achteraf vergelijken van wat een project echt heeft gekost met wat je vooraf had gecalculeerd. Je zet uren, materiaal, onderaanneming en overige kosten naast de begroting. Zo zie je waar je winst maakte of verlies leed, en wat je bij de volgende offerte anders moet doen.
Wat betekent werken op nacalculatie?
Werken op nacalculatie, ook wel in regie, betekent dat de klant betaalt voor de werkelijke uren en het werkelijke materiaal. Er is vooraf geen vaste prijs. Meestal spreek je wel tarieven af, en soms een richtbedrag of een maximum.
Wat is het verschil tussen voorcalculatie en nacalculatie?
De voorcalculatie maak je voordat het werk begint: wat verwacht je aan uren, materiaal en kosten? Die is de basis voor je offerte. De nacalculatie maak je tijdens of na het werk, met de werkelijke cijfers. Het verschil tussen de twee is wat je wilt leren.
Kan ik nacalculatie in Excel bijhouden?
Ja, voor een paar projecten tegelijk werkt een Excel-overzicht prima: per kostensoort een kolom voor begroot en een kolom voor werkelijk. Het probleem zit in het vullen. Als uren en inkoopfacturen niet op projectnummer binnenkomen, kost het uitzoeken meer tijd dan de nacalculatie zelf.
Wanneer moet ik nacalculeren?
Liefst tijdens het project, bijvoorbeeld elke week of bij elke termijn. Een tussenstand laat zien dat het uit de hand loopt terwijl je nog kunt bijsturen of meerwerk kunt melden. Een nacalculatie na oplevering is vooral leerzaam voor de volgende offerte.