Personeelstekort op kantoor: groeien zonder extra administratieve kracht
Monteurs zijn moeilijk te vinden, maar een goede administratieve kracht ook. Ondertussen groeit het werk wel. Hier lees je hoe je de werkdruk op kantoor verlaagt en groeit zonder meteen iemand extra aan te nemen, wat je eerst automatiseert en wat je beter laat.
In het kort
- Het personeelstekort in bouw en techniek gaat niet snel weg. Ook kantoorkrachten zijn lastig te vinden.
- Een groot deel van het werk op kantoor is overtypen, nabellen en zoeken. Dat werk kan weg.
- Automatiseer eerst het voorspelbare werk met veel herhaling. Houd het werk met klantcontact en oordeel bij mensen.
Personeelstekort in de bouw en techniek
Het tekort aan technisch personeel is bekend. Volgens UWV is de arbeidsmarkt voor 32 beroepsgroepen (zeer) krap en verwacht onderzoeksinstituut ROA dat de krapte daar tot 2030 verder toeneemt. Daar zitten veel technische beroepen tussen, zoals productieleiders in de industrie of bouw, machinemonteurs en bouwarbeiders in de afbouw. Lees het overzicht op uwv.nl.
Minder bekend is wat dat met het kantoor doet. Elk extra project betekent extra werkbonnen, offertes, inkoop en facturen. Als je de monteurs al moeilijk vindt, wil je niet dat het kantoor de rem wordt op groei. En ook administratief medewerkers met kennis van de techniek liggen niet voor het oprapen.
Waar de werkdruk op kantoor vandaan komt
Bij een installatiebedrijf met vijftien monteurs en vier mensen op kantoor (verzonnen voorbeeld) zag een gewone week er zo uit:
- Werkbonnen van papier of uit de app overtypen in de boekhouding.
- Monteurs nabellen omdat er iets ontbreekt op de werkbon.
- Inkoopfacturen naast de bestelling leggen en met de hand boeken.
- De planning drie keer aanpassen omdat er iemand ziek is.
- Offertes opzoeken om te kijken welke nog openstaan.
Geen van die taken is moeilijk. Ze zijn wel elke week weer nodig, en ze kosten samen een groot deel van de tijd. Dat is de werkdruk. Het is niet zo dat de mensen te weinig doen. Het werk zit verkeerd in elkaar.
Groeien zonder extra administratieve kracht
Schaalbaar groeien betekent: meer projecten aankunnen zonder dat het kantoor in hetzelfde tempo mee moet groeien. Dat lukt alleen als het werk per project niet steeds met de hand gebeurt. Drie stappen:
- Maak zichtbaar waar de tijd heen gaat. Laat het kantoor een week bijhouden welke taken terugkomen. Geen stopwatch, gewoon een lijstje.
- Maak het proces eerst simpeler. Schrap stappen die niemand nodig heeft. Spreek af wat compleet is voordat iets wordt doorgegeven. Een procesbeschrijving helpt hierbij.
- Automatiseer wat overblijft. Eén proces tegelijk, te beginnen met het proces dat het meest herhaalt.
Wat je eerst automatiseert, en wat niet
Goed om eerst te automatiseren
- Werkbon naar factuur: veel herhaling, vaste regels.
- Inkoopfacturen lezen en boeken op het project.
- Offertes opvolgen op een vast moment.
- Betalingsherinneringen versturen.
- De dagplanning naar de monteurs sturen na een wijziging.
Beter bij mensen houden
- Een lastig gesprek met een klant over meerwerk.
- Beslissen welke klus voorgaat bij een storing.
- Een offerte voor een complex project.
- Werk dat zo zelden voorkomt dat automatiseren niet loont.
- Processen die nog elke week veranderen.
De vuistregel: hoe vaker een taak terugkomt en hoe vaster de regels, hoe beter hij te automatiseren is. Hoe meer oordeel en klantcontact, hoe meer hij bij een mens hoort. Wil je weten of het loont? Reken uit hoeveel uur per week een proces nu kost met de terugverdientijd-calculator.
Wat het voor je mensen betekent
Automatiseren op kantoor gaat niet over mensen vervangen. In een krappe arbeidsmarkt is het eerder andersom: je wilt de mensen die je hebt houden. Minder overtypen betekent meer tijd voor het werk waar ze goed in zijn, zoals klanten helpen en de planning goed krijgen. Betrek ze vanaf het begin. Zij weten precies waar het knelt.
Waar begin je?
Kies het proces waar je kantoor elke week het meest mee bezig is. Als dat blok ligt, merk je het meteen, en dan zie je wat het volgende is.
Bouwtomation doet dit voor technische bedrijven: per proces eerst kijken en simpeler maken, daarna automatiseren in de software die je al hebt. Lees meer bij bedrijfsprocessen automatiseren, of plan een kennismaking met Duncan.
Veelgestelde vragen
Hoe los je personeelstekort op kantoor op?
Niet alleen door te werven. Kijk eerst welk werk er op kantoor gebeurt dat geen mens nodig heeft, zoals overtypen, nabellen en zoeken. Haal dat weg of automatiseer het. Dan kan het team dat je hebt meer projecten aan, en wordt de vacature die je wel hebt makkelijker te vullen.
Hoe verlaag je de werkdruk op kantoor?
Begin bij de taken die elke week terugkomen en die iedereen tegenstaan. Maak afspraken over wat compleet is voordat werk wordt doorgegeven, schrap dubbele controles en zorg dat informatie één keer wordt vastgelegd. Meer ideeën in efficiënter werken op kantoor.
Kan AI helpen bij personeelstekort?
Voor een deel van het kantoorwerk wel. Een AI-agent kan bijvoorbeeld inkoopfacturen lezen of mail sorteren. Wat AI niet kan: met een klant bellen over een lastige situatie of beslissen over meerwerk. Lees wat is een AI-agent voor een nuchtere uitleg.
Wat zijn de gevolgen van personeelstekort op kantoor?
Werk schuift door naar de avond, facturen gaan later de deur uit en offertes worden niet opgevolgd. Vaak pakt de eigenaar het op, waardoor er minder tijd overblijft voor klanten en werk binnenhalen. Op den duur raken ook de mensen die er wel zijn overbelast.