Administratie uitbesteden of automatiseren?
Het kantoor loopt vol en een extra kracht is niet te vinden. Dan liggen er twee routes open: het werk naar buiten brengen, of het werk laten verdwijnen. Hier staan ze eerlijk naast elkaar, met wanneer uitbesteden juist de betere keuze is.
In het kort
- Uitbesteden verplaatst het werk naar iemand anders. Automatiseren haalt het werk weg.
- Uitbesteden past bij specialistisch werk: jaarrekening, aangiftes, loonadministratie.
- Automatiseren past bij herhalend werk dicht op je projecten: werkbonnen, inkoopfacturen, herinneringen.
- De meeste technische bedrijven doen allebei: een boekhouder buiten de deur en automatisering binnen.
Wat betekent administratie uitbesteden?
Je laat een administratiekantoor of boekhouder een deel van het werk doen. Dat kan klein beginnen, bijvoorbeeld alleen de btw-aangifte en de jaarrekening. Het kan ook groot: de volledige financiële administratie uitbesteden, inclusief boeken van alle in- en verkoopfacturen. Ook hr-administratie en salarisadministratie worden vaak uitbesteed.
Het voordeel is helder: je hoeft er zelf niemand voor in dienst te hebben en je haalt kennis in huis die je anders mist.
Wat betekent administratie automatiseren?
Bij automatiseren verdwijnt een deel van het werk. Een werkbon wordt zonder overtypen een factuur. Een inkoopfactuur wordt gelezen, vergeleken met de bestelling en op het juiste project geboekt. Een herinnering gaat vanzelf de deur uit als een factuur over de termijn is. Wat afwijkt, komt bij een mens.
Het verschil met uitbesteden: het werk wordt niet door iemand anders gedaan, het hoeft niet meer met de hand. En het gebeurt in je eigen software. Meer over hoe dat werkt bij bedrijfsprocessen automatiseren.
De twee routes naast elkaar
| Punt | Uitbesteden | Automatiseren |
|---|---|---|
| Kostenstructuur | Doorlopend, meestal per uur, per boeking of per maand. Meer werk betekent meer kosten. | Eenmalige inrichting per proces plus een vast bedrag voor onderhoud. Meer werk kost nauwelijks extra. |
| Controle | Het werk gebeurt buiten de deur. Je ziet het resultaat, niet altijd het proces. | Het werk gebeurt in je eigen software, op accounts op naam van je bedrijf. Je ziet elke stap. |
| Snelheid | Hangt af van de planning van het kantoor. Vaak per week of per maand. | Direct. Een werkbon die vandaag binnenkomt, staat vandaag als factuur klaar. |
| Kennis in huis | Specialistische kennis komt erbij, maar procesinformatie zit buiten je bedrijf. | De kennis over je proces wordt vastgelegd. Fiscale kennis haal je er niet mee in huis. |
| Schaalbaarheid | Groeit mee, maar de kosten groeien ook mee. | Groeit mee zonder extra mensen, zolang het proces hetzelfde blijft. |
| Wat je zelf nog doet | Gegevens aanleveren: bonnen, werkbonnen, uren. | De afwijkingen beoordelen. |
Debiteurenbeheer uitbesteden
Debiteurenbeheer is een apart geval. Veel technische bedrijven besteden het uit omdat niemand op kantoor tijd heeft om na te bellen. Dat kan goed werken, vooral bij een vaste groep klanten die structureel te laat betaalt.
Maar het grootste deel van debiteurenbeheer is voorspelbaar: een herinnering na de vervaldatum, een tweede na twee weken, daarna bellen. Dat eerste stuk kun je ook automatiseren, en dan blijft het contact met je klant in je eigen hand. Een uitbesteed kantoor kan dan alsnog de lastige gevallen oppakken. Voorbeeldteksten vind je in betalingsherinnering voorbeeld.
Wanneer uitbesteden de betere keuze is
Eerlijk is eerlijk: automatiseren is niet altijd het antwoord. Uitbesteden is beter als:
- het om specialistisch werk gaat, zoals de jaarrekening, fiscale aangiftes of loonadministratie;
- je het werk weinig doet, bijvoorbeeld een paar facturen per maand;
- je processen nog elke maand veranderen, zodat er niets vast te leggen is;
- je behoefte hebt aan advies, niet alleen aan verwerking;
- je op korte termijn een gat moet vullen, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte op kantoor.
Automatiseren is beter bij werk dat vaak terugkomt, vaste regels heeft en dicht op je projecten zit. Denk aan werkbonnen, inkoopfacturen, uren en offertes.
De combinatie: boekhouder plus automatisering
Bij een aannemer met zes mensen op kantoor (verzonnen voorbeeld) ziet dat er zo uit: de boekhouder doet de aangiftes, de jaarrekening en adviseert over de cijfers. Binnen gaan werkbonnen en inkoopfacturen automatisch de boekhouding in, en herinneringen gaan vanzelf de deur uit. De boekhouder krijgt geen schoenendoos meer, maar een administratie die bijna klaar is.
Dat scheelt aan twee kanten. Je boekhouder hoeft minder uit te zoeken, en jij hoeft minder aan te leveren.
Hoe kies je?
- Maak een lijst van al het administratieve werk dat elke week of maand terugkomt.
- Zet bij elke taak: specialistisch of herhalend?
- Specialistisch werk: overweeg uitbesteden. Herhalend werk: kijk of het kan worden geautomatiseerd.
- Reken uit wat het werk nu kost in uren. De terugverdientijd-calculator helpt daarbij.
Bouwtomation automatiseert het herhalende deel, één proces tegelijk, en werkt prima samen met je boekhouder. Wil je sparren over welk deel je beter kunt automatiseren en welk deel bij je boekhouder hoort? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Wat kost administratie uitbesteden?
Dat hangt af van wat je uitbesteedt en hoeveel. Een administratiekantoor rekent meestal per uur, per boeking of met een vast bedrag per maand of per jaar. Vraag offertes op basis van het aantal facturen en boekingen dat je per maand hebt, zodat je appels met appels vergelijkt.
Kan ik debiteurenbeheer uitbesteden?
Ja. Er zijn kantoren die herinneringen versturen, nabellen en zo nodig een incassotraject starten. Let op dat je klantrelatie in goede handen blijft: een vaste klant die één keer te laat betaalt, wil je anders benaderen dan een wanbetaler. Het versturen van herinneringen zelf kun je ook automatiseren, zie debiteurenbeheer automatiseren.
Wat is beter: administratie uitbesteden of zelf doen?
Zelf doen is logisch voor alles wat dicht op je projecten zit, zoals werkbonnen, inkoop en planning. Uitbesteden is logisch voor specialistisch werk dat weinig met je dagelijkse projecten te maken heeft, zoals de jaarrekening, aangiftes en loonadministratie. Veel bedrijven doen allebei.
Kan ik mijn boekhouder houden als ik ga automatiseren?
Ja, en dat is vaak de beste combinatie. Automatisering zorgt dat de gegevens op tijd en compleet in de boekhouding staan. Je boekhouder controleert, adviseert en doet de aangiftes. Die krijgt daardoor minder losse papieren en betere cijfers.