Processen in kaart brengen met een flowchart of processchema

• Processen in kaart brengen betekent: tekenen hoe een terugkerend stuk werk nu loopt, van begin tot eind.
• Met vier symbolen kom je een heel eind: start/eind, stap, beslissing en document.
• Swimlanes laten zien wie welke stap doet. Daar zie je meteen waar het werk heen en weer gaat.
• Eén kantoorproces teken je in een middag, met post-its en de mensen die het werk doen.

Omdat je pas ziet waar tijd weglekt als je het hele proces voor je hebt. Bij een staalbouwer gaat een inkooporder misschien via de werkvoorbereider, de inkoper, de magazijnman en de boekhouding. Ieder doet z’n deel goed, maar niemand ziet dat de order drie keer wordt overgetypt.

Een tekening maakt dat zichtbaar. Je ziet wachttijd, dubbele controles en stappen waarvan niemand meer weet waarom ze er zijn. Dat is de basis om een proces te verbeteren, en pas daarna om te kijken wat je kunt automatiseren.

Een flowchart is een stroomschema: blokken voor de stappen, pijlen voor de volgorde. Er bestaan tientallen symbolen, maar voor een kantoorproces heb je er vier nodig.

Een paar regels die het leesbaar houden

• Lees van boven naar beneden of van links naar rechts, niet allebei door elkaar.
• Eén werkwoord per blok: "controleert uren", niet "uren en materiaal en meerwerk".
• Uit elke ruit komen precies twee pijlen, met "ja" en "nee" erbij.
• Elk pad eindigt ergens. Een pijl die in het niets stopt, is een gat in het proces.

Een swimlane flowchart verdeelt de tekening in banen, zoals in een zwembad. Elke baan is een persoon of rol: monteur, planner, administratie, klant. Een stap staat in de baan van wie hem uitvoert.

Het mooie: elke pijl die van baan wisselt, is een overdracht. En bij overdrachten gaat het mis. Werk blijft liggen, informatie raakt kwijt, iemand belt om te vragen hoe het zit. Zie je een pijl die vier keer heen en weer gaat tussen planner en administratie, dan weet je waar je moet beginnen.

Bij een installatiebedrijf met acht monteurs (verzonnen voorbeeld) bleek uit de swimlanes dat elke serviceorder twee keer langs de planner ging: één keer om in te plannen en één keer om de werkbon "gereed" te zetten. Die tweede stap kon de monteur zelf doen.

BPMN (Business Process Model and Notation) is een standaard om processen te tekenen. Waar iedereen een flowchart net even anders tekent, legt BPMN vast welk symbool wat betekent. Daardoor kan een ander het schema lezen zonder uitleg. De versie die je overal tegenkomt is BPMN 2.0.

De belangrijkste BPMN-symbolen lijken op die van een flowchart:

• Gebeurtenis (rondje): iets wat gebeurt, zoals "mail komt binnen". Een dun rondje is de start, een dik rondje het eind.
• Activiteit (afgeronde rechthoek): een stap die iemand of een systeem uitvoert.
• Gateway (ruit): een splitsing of keuze.
• Pool en lanes: de swimlanes, voor organisaties en rollen.

Moet je BPMN gebruiken? Voor jezelf meestal niet. Een simpele flowchart met swimlanes is voor een kantoorproces genoeg. BPMN is handig als je het schema deelt met een softwareleverancier of als het proces later in een systeem wordt nagebouwd.

Processchema, procesmodel, proceskaart

Allemaal woorden voor hetzelfde idee: een tekening van hoe werk loopt. Een procesmodel is vaak formeler (BPMN), een processchema vaak een eenvoudige flowchart. Een proceskaart gaat een niveau hoger: niet één proces, maar alle processen van je bedrijf naast elkaar.

• Papier en post-its. Het beste begin. Iedereen doet mee en schuiven kost niets.
• Excel of Word. Kan voor een kleine flowchart, maar wordt onhandig bij veel stappen.
• draw.io. Gratis tekentool in de browser, met flowchart- en BPMN-symbolen.
• Microsoft Visio. Bekend in bedrijven die al met Microsoft 365 werken, wel betaald.
• Lucidchart en vergelijkbare online tools. Handig om samen aan één schema te werken.

Kies de tool die je collega's kunnen openen. Een prachtig schema in een programma dat alleen jij hebt, raakt snel verouderd. Er zijn ook tools die met AI een flowchart uit een tekst maken. Dat kan een eerste opzet schelen, maar controleer altijd of het schema klopt met hoe het werk echt gaat.

Een tekening is geen doel. Kijk na het tekenen per rode stip: kan deze stap weg, kan hij eenvoudiger, of moet hij blijven? Pas als het proces op papier klopt, heeft automatiseren zin. Anders automatiseer je de omwegen mee.

Wil je hulp bij het in kaart brengen van je eerste proces, of wil je weten wat er daarna kan? Plan een kennismaking met Duncan. Het eerste gesprek gaat over jouw proces, niet over software.