Een offerte maken: voorbeeld en sjabloon voor technische bedrijven
De klant vergelijkt je offerte met die van twee concurrenten. Wat hij niet snapt, wordt een vraag, een korting of een afwijzing. Hier lees je hoe je een offerte maakt die duidelijk is, met een voorbeeld en een gratis sjabloon.
In het kort
- Een goede offerte laat zien wat je doet, wat je niet doet en tegen welke prijs.
- Uitgangspunten en uitsluitingen voorkomen later discussie over meerwerk.
- Zet altijd een geldigheidsduur en een verwijzing naar je algemene voorwaarden in de offerte.
- Een offerte die niemand opvolgt, wordt zelden een opdracht. Spreek vooraf af wanneer je belt.
Wat staat er in een goede offerte?
Dit zijn de onderdelen van een offerte voor een installatiebedrijf, aannemer of staalbouwer.
| Onderdeel | Wat erin staat |
|---|---|
| Gegevens | Je bedrijfsgegevens met KvK- en btw-nummer, de gegevens van de klant en de contactpersoon. |
| Datum en offertenummer | Zodat jij en de klant over dezelfde versie praten. Na een wijziging krijgt de offerte een nieuw versienummer. |
| Situatie en vraag | In twee of drie zinnen wat de klant wil en wat je hebt gezien bij de opname. |
| Omschrijving van het werk | Wat je gaat doen, per onderdeel. In taal die de klant begrijpt, met merk en type waar dat ertoe doet. |
| Prijs | Per onderdeel of als totaal, met arbeid en materiaal. Vermeld of de prijs inclusief of exclusief btw is. |
| Uitgangspunten | Waar je prijs van uitgaat: bereikbaarheid, bestaande leidingen, werktijden, aanwezigheid van stroom op de bouw. |
| Uitsluitingen | Wat er niet bij zit, zoals hak- en breekwerk, schilderwerk of leges. |
| Planning | Wanneer je kunt beginnen en hoe lang het werk duurt, onder voorbehoud van levering. |
| Betaling | Termijnen, eventuele aanbetaling en betalingstermijn van de facturen. |
| Geldigheidsduur | Tot wanneer de offerte geldt. |
| Algemene voorwaarden | Verwijzing naar je voorwaarden, en de voorwaarden zelf als bijlage. |
| Akkoord | Ruimte voor naam, datum en handtekening, of een link om digitaal te tekenen. |
Over de algemene voorwaarden: het is niet verplicht om ze te hebben, maar wel verstandig. Stuur ze mee met de offerte, verwijs er duidelijk naar en zorg dat je kunt laten zien dat de klant ze heeft gekregen. Zo staat het ook op ondernemersplein.overheid.nl.
Voorbeeld van een offerte
Een verzonnen offerte van een installatiebedrijf voor het vervangen van een cv-ketel, kort samengevat.
Offerte OF-2026-112, versie 1 (verzonnen voorbeeld)
Jansen Installatietechniek aan familie De Vries, 20 oktober 2026.Uw vraag: de huidige cv-ketel is ruim twintig jaar oud en valt regelmatig uit. U wilt een nieuwe combiketel op dezelfde plek.
Wat we doen: oude ketel demonteren en afvoeren, nieuwe combiketel plaatsen en aansluiten op de bestaande leidingen, installatie vullen en ontluchten, thermostaat aansluiten, werking testen en uitleg geven.
Uitgangspunten: de bestaande gasleiding en rookgasafvoer zijn geschikt. Blijkt dat niet zo, dan hoort u dat vooraf, met de meerprijs.
Niet inbegrepen: aanpassingen aan de keukenkast, schilderwerk.
Prijs: per onderdeel gespecificeerd, inclusief btw. Geldig tot: 19 november 2026. Onze algemene voorwaarden zitten als bijlage bij deze offerte.
Merk op dat het voorbeeld zegt wat er gebeurt als een uitgangspunt niet klopt. Dat is precies het moment waarop anders discussie over meerwerk ontstaat. Hoe je dat tijdens het werk vastlegt, lees je in meerwerk registreren.
Offerte sjabloon downloaden
Gratis, met alle onderdelen uit de tabel hierboven.
Stappenplan: zo maak je een offerte
- Vraag door bij de opname. Wat wil de klant precies, wat is er al en wat moet blijven? Maak foto’s.
- Calculeer per onderdeel. Uren en materiaal apart. Dan kun je later nacalculeren en zie je waar je te krap zat.
- Schrijf de omschrijving voor de klant. Niet de artikelcodes uit je calculatie, maar wat hij krijgt.
- Zet uitgangspunten en uitsluitingen erin. Alles wat je aanneemt maar niet zeker weet.
- Controleer en verstuur. Laat een collega meelezen bij grote offertes. Zet in je agenda wanneer je opvolgt.
Veelgemaakte fouten bij het maken van een offerte
- Eén totaalprijs zonder specificatie. De klant kan niet vergelijken en vraagt om korting op het geheel.
- Geen geldigheidsduur. Een half jaar later wil de klant alsnog, tegen de oude prijs.
- Uitgangspunten alleen in je hoofd. Wat niet op papier staat, ziet de klant later als inbegrepen.
- Te laat versturen. Wie als eerste een duidelijke offerte stuurt, heeft een voorsprong.
- Niet opvolgen. De offerte ligt bij de klant op de stapel en niemand belt.
Offerte maken in Excel of met offerte software?
Excel of Word
- Snel te beginnen, je kent het al.
- Elke offerte is een los bestand.
- Prijzen en teksten raken uit elkaar per versie.
- Geen overzicht van wat er openstaat.
Offerte programma
- Vaste artikelen, prijzen en teksten.
- Lijst van openstaande offertes met status.
- Akkoord wordt vaak direct een order of project.
- Kost een licentie en tijd om in te richten.
Veel technische bedrijven maken offertes in het pakket waar ze ook hun projecten of boekhouding in hebben. Dat heeft als voordeel dat de offerte bij akkoord meteen het project wordt. Welk pakket bij jullie past, lees je in bouwsoftware vergelijken.
Offerte maken met AI
AI kan een ruwe opname-notitie omzetten in een nette omschrijving voor de klant, of een eerdere offerte als basis nemen voor een vergelijkbare klus. Dat scheelt typewerk. Het rekenwerk en de keuzes blijven bij jou: controleer hoeveelheden, prijzen en uitgangspunten altijd zelf. Een AI-tool kent jullie inkoopprijzen en de situatie op de bouw niet.
Na het versturen: offertes opvolgen
Een offerte maken kost uren. Toch blijft het nabellen liggen zodra het druk is op de zaak. Spreek vooraf af wanneer je belt: bijvoorbeeld na een week, en een week voor de offerte verloopt.
Dat opvolgen kun je automatiseren, zodat elke openstaande offerte op tijd een herinnering of belmoment krijgt. Hoe dat gaat, lees je bij offertes opvolgen. Het is een van de processen die Bouwtomation inricht binnen de software die je al hebt; het bredere verhaal staat bij bedrijfsprocessen automatiseren. Liever eerst even praten? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Wat moet er minimaal in een offerte staan?
Je bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, datum en offertenummer, een omschrijving van het werk, de prijs, de geldigheidsduur en een verwijzing naar je algemene voorwaarden. Dat is ook de lijst die ondernemersplein.overheid.nl noemt. Voor technisch werk komen daar uitgangspunten en uitsluitingen bij.
Is een offerte bindend?
Een offerte is een voorstel. Zodra de klant hem accepteert, bijvoorbeeld door hem getekend terug te sturen, is er een overeenkomst. Zet daarom een geldigheidsduur in de offerte, zodat duidelijk is tot wanneer je aan je prijs vastzit. Twijfel je over een specifieke situatie, vraag het dan na bij een jurist.
Hoe lang is een offerte geldig?
Dat bepaal je zelf en zet je in de offerte. Dertig dagen is een gangbare termijn. Bij sterk schommelende materiaalprijzen kies je korter, of je neemt op dat de prijs van bepaalde materialen bij opdracht opnieuw wordt bekeken.
Kan ik een offerte maken in Excel?
Ja, en voor een klein aantal offertes per maand werkt dat prima. Gebruik het sjabloon op deze pagina. Lastig wordt het als meerdere mensen offertes maken, als je wilt bijhouden welke openstaan, of als je de cijfers later wilt vergelijken met de nacalculatie.
Kan ik een offerte maken met AI?
AI kan helpen met de tekst: een omschrijving van het werk netjes formuleren of een begeleidende mail schrijven. De hoeveelheden en de prijs moet je zelf controleren. Zet geen klantgegevens in een gratis AI-tool zonder te weten wat er met die gegevens gebeurt. Lees daarover AI en de AVG.