Je bedrijf digitaliseren: waar begin je, en waar juist niet?
Je weet dat het digitaler moet. Maar waar begin je, zonder dat het een IT-project wordt dat het kantoor een halfjaar stillegt? Hier lees je wat digitaliseren echt betekent, met welke papierstromen je begint en welke valkuil je beter kunt overslaan.
In het kort
- Digitaliseren is informatie digitaal maken. Automatiseren is dat systemen er daarna zelf werk mee doen.
- Begin bij de papierstromen die het meest overtypen kosten: werkbonnen, facturen en documenten.
- Start niet met een overstap naar een groot nieuw ERP-pakket. Begin klein en bewijs dat het werkt.
Wat is digitaliseren, en wat is automatiseren?
De woorden worden door elkaar gebruikt, maar het zijn twee stappen.
Digitaliseren betekent dat informatie niet meer op papier of in iemands hoofd zit, maar in een systeem. De monteur vult de werkbon in op z’n telefoon. De inkoopfactuur komt binnen in een vaste mailbox. De bouwtekening staat in de projectmap, niet op de achterbank van de bus.
Automatiseren is de stap daarna: het systeem doet zelf iets met die informatie. De werkbon wordt een conceptfactuur. De inkoopfactuur wordt gelezen en op het juiste project geboekt.
Je kunt niet automatiseren wat niet digitaal is. Maar digitaliseren alleen levert ook minder op dan je denkt. Een gescande werkbon die iemand alsnog overtypt, is digitaal, maar kost precies evenveel tijd.
Waar begin je met je bedrijf digitaliseren?
Bij de papierstromen. Kijk waar papier of losse bestanden binnenkomen en waar ze worden overgetypt.
Werkbonnen
Bij veel technische bedrijven de grootste papierstroom. Een papieren werkbon is vaak onleesbaar, onvolledig of komt dagen later binnen. Met een werkbon-app staat de informatie meteen op kantoor. Lees wat er op een goede werkbon hoort in het werkbon voorbeeld.
Facturen
Inkoopfacturen komen als PDF of papier binnen en worden met de hand geboekt. Eén vaste mailbox voor alle inkoopfacturen is al een stap. Verkoopfacturen digitaal versturen is inmiddels gewoon, en e-facturatie via Peppol komt eraan. Zie Peppol en e-facturatie.
Documenten en dossiers
Tekeningen, foto's, opleverrapporten, keuringen. Spreek een vaste mappenstructuur per project af, op één gedeelde plek. Dat is digitalisering van documentbeheer, en het kost vooral afspraken, geen dure software.
Formulieren en lijsten
Checklists, verlofaanvragen, materiaallijsten. Veel daarvan kun je eenvoudig omzetten naar een digitaal formulier dat direct in een lijst terechtkomt.
Wat je beter niet doet
Beginnen met een grote ERP-overstap
De verleiding is groot: één nieuw pakket dat alles doet. In de praktijk betekent dat maanden inrichten, alle data overzetten en het hele kantoor tegelijk laten omschakelen. Ondertussen moeten de facturen gewoon de deur uit. Bij een bedrijf met een klein kantoor gaat dat vaak ten koste van de dagelijkse gang van zaken.
Beter: houd de software die werkt, digitaliseer de papierstroom die het meest kost en koppel wat los staat. Blijkt na een tijd dat een pakket echt niet meer voldoet, dan weet je ook precies waarom, en kies je beter. Zie bouwsoftware vergelijken.
Papier één-op-één nadoen
Een digitaal formulier dat precies hetzelfde is als het oude papieren formulier, neemt alle omwegen mee. Kijk eerst welke velden echt nodig zijn.
De mensen vergeten
Een werkbon-app die monteurs onhandig vinden, wordt niet gebruikt. Laat ze meekijken voordat je kiest en begin met een paar collega’s die er zin in hebben.
Digitalisering in de bouw en installatie
In bouw en installatie is het werk verspreid over bouwplaatsen, bussen en kantoor. Daardoor gaat er veel informatie verloren onderweg. Digitaliseren helpt hier vooral bij de overdracht: wat de monteur of uitvoerder vastlegt, moet op kantoor direct bruikbaar zijn.
Daar komt bij dat de eisen aan dossiers toenemen. Sinds 1 januari 2024 geldt de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb). Voor bouwwerken in gevolgklasse 1, zoals woningen en eenvoudige bedrijfsgebouwen, lever je bij de gereedmelding onder meer tekeningen en berekeningen aan van wat er echt is gebouwd. Ook bij oplevering aan de opdrachtgever hoort een dossier. Dat gaat een stuk makkelijker als foto's, keuringen en tekeningen al digitaal per project bewaard worden. Lees de actuele regels op rijksoverheid.nl.
Voor installatiebedrijven speelt vooral de stroom van werkbonnen, serviceorders en onderhoudscontracten. Lees ook installatiebedrijven en aannemers en bouwbedrijven.
Kosten en subsidie
Digitaliseren hoeft niet duur te zijn. Een gedeelde projectmap en een vaste factuurmailbox kosten vooral afspraken. Een werkbon-app of planningssoftware heeft een maandprijs per gebruiker. Voor sommige trajecten bestaan regelingen. Wat daar wel en niet onder valt, lees je in subsidie voor digitalisering in het mkb.
Na het digitaliseren: automatiseren
Staat de werkbon digitaal en de factuurstroom op één plek? Dan ligt het eerste blok, en kun je kijken wat er vanzelf kan. Daar helpt Bouwtomation bij: per proces eerst kijken en simpeler maken, dan automatiseren in de software die je al hebt. Lees meer bij bedrijfsprocessen automatiseren of plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Wat is digitaliseren?
Digitaliseren is werk dat op papier of in losse bestanden gebeurt, omzetten naar een digitale vorm waar systemen mee kunnen werken. Een papieren werkbon wordt een werkbon in een app, een stapel facturen wordt een digitale inbox. Het werk zelf blijft hetzelfde, maar de informatie is vindbaar en bruikbaar.
Wat is het verschil tussen digitaliseren en automatiseren?
Digitaliseren zet informatie in een digitaal systeem. Automatiseren laat dat systeem werk doen zonder dat iemand iets hoeft te doen. Een digitale werkbon is digitaliseren. Een digitale werkbon die vanzelf een factuur wordt, is automatiseren. Het eerste is meestal nodig voor het tweede.
Wat zijn de voordelen van digitaliseren?
Je zoekt minder, typt minder over en ziet sneller waar iets staat. Informatie van de bouwplaats is op kantoor direct beschikbaar. En je legt de basis om later processen te automatiseren.
Is er subsidie voor digitalisering in het mkb?
Er bestaan regelingen, maar ze dekken lang niet alles en de voorwaarden veranderen regelmatig. Lees wat er wel en niet onder valt in subsidie voor digitalisering, en controleer de actuele stand op de site van de RVO.
Moet ik mijn hele administratie in één keer digitaliseren?
Nee, liever niet. Begin met één papierstroom, bijvoorbeeld de werkbonnen of de inkoopfacturen. Als die goed loopt, pak je de volgende. Zo blijft het kantoor gewoon draaien tijdens de overgang.